Bei Umstrukturierungen oder Übernahmen gehört die Migration der Mail-Datenbanken zu den kniffligen Aufgaben für IT-Administratoren. Der Aufwand einer Migration ist unter Umständen sehr hoch: Die Mail-Datenbanken von oft mehreren tausend Benutzern müssen auf das neue System gehoben werden, inklusive Zusatzfunktionen wie Adressen oder Kalenderfunktionen. Eventuell ist es sogar notwendig, das Archiv zu migrieren. Im Vergleich dazu ist der Nutzen nur gering. Der User arbeitet vorher mit einem funktionierenden Mail-System und nach der Umstellung ebenso. Hinzu kommt das Akzeptanzproblem: Die Mitarbeiter müssen sich umgewöhnen, ohne einen direkten Mehrwert zu erkennen.

Projektplanung als Erfolgsrezept

Das Spannungsfeld zwischen Aufwand und Nutzen kann mit einer umfassenden und gut aufgesetzten Planung aufgelöst werden. Um den Überblick über das „große Ganze“ nicht zu verlieren, sollte das Projekt in einem ersten Schritt in verschiedene Phasen eingeteilt werden, in denen Abläufe, Termine und Zuständigkeiten genau festgelegt werden.

In einem Workshop lässt sich dann die aktuelle Ist-Situation definieren: Dabei geht es vor allem um eine Bestandsaufnahme der oftmals über Jahre gewachsenen Infrastruktur. Idealerweise kommen im Rahmen dieser Analysephase Optimierungspotenziale ans Licht, die die Arbeit künftig erleichtern. Im Einzelfall macht als Zwischenschritt vor der eigentlichen Migration sogar ein Upgrade Sinn. Neben der Software spielt in dieser ersten Phase auch die Hardware eine Rolle. Schließlich müssen die Ressourcen für das neue System ausreichen. Das notwendige Know-how und den „Blick von außen“ können externe Systemberater liefern, deren Unterstützung vor allem im Rahmen der Analyse sinnvoll sein kann. Schließlich wird in diesem Workshop die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen gelegt – allen voran die Wahl der richtigen Migrationsvariante. Was es bei der Archivierung von E-Mails zu beachten gilt, verrät Ihnen der Beitrag E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen. Was das neue Datenschutzgesetz so mit sich bringt, erfahren Sie in dem Artikel Neues Datenschutzgesetz zwingt Unternehmen zum Handeln.