Das Problem legt im Detail

Auch wenn sich ein Unternehmen entscheidet, in ein Migrations-Tool zu investieren: Stolperfallen, die den Erfolg des Projektes gefährden, können nicht ganz aus dem Weg geräumt werden. Dazu gehört beispielsweise die Größenlimitierung: Wenn im alten System keine Quotas vorgesehen waren, diese aber im neuen System vorgegeben sein sollen, könnte das ein Problem sein. Auch Zugriffsberechtigungen und Stellvertreterregelungen sind eine typische Fehlerquelle. Alle drei Aspekte sollten bereits in der Analysephase berücksichtigt werden. Einmal definiert, werden diese Einstellungen dann durch das Migrations-Tool automatisiert übernommen.

Probleme gibt es eventuell auch mit verschlüsselten E-Mails und, je nach Archivierungskonzept, auch mit dem Archivssystem. Im günstigsten Fall ist das neue Archivsystem mit dem alten kompatibel. Aber auch dann muss das Mapping klappen, also die Übernahme der Daten vom alten User-Account und der alten Mailbox auf den neuen User-Account und die neue Mailbox. Dabei ist unter Umständen auch der Archivhersteller gefragt. Verschlüsselte Mails müssen vor der Migration entschlüsselt und danach wieder verschlüsselt werden. Maschinell ist dies nur dann möglich, wenn die Schlüssel zentral hinterlegt sind. Ansonsten ist die Mitarbeit der einzelnen „Schlüssel-Besitzer“ notwendig.

Bei der Umstellung der Mailingkomponente von Lotus Notes / Domino auf Microsoft Exchange gilt es, eine weitere Herausforderung zu beachten. In Lotus Notes sind Nachrichten häufig mit Prozessen hinterlegt. Es muss also genau geprüft werden, welche Anwendungen und welcher Workflow mit dem Mail-System verbunden sind. In der Regel sind auch viele kollaborative Anwendungen im Unternehmen, die Mailing-Funktionalitäten nutzen, anzupassen.

Auch bei einigen Kalenderfunktionen gibt es Unterschiede zwischen Microsoft Exchange und Lotus Notes zu berücksichtigen. So beispielsweise bei wiederkehrenden Terminen wie Geburtstagen. Oftmals werden diese Daten gar nicht oder nur teilweise übernommen – hier ist eine genaue Prüfung erforderlich.

Eine reibungslose technische Umstellung ist sicherlich ein elementarer Erfolgfaktor, damit die Benutzer das neue System schnell akzeptieren. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter rechtzeitig über die geplante Umstellung informiert, um zu verstehen, warum eine Migration – und damit das Arbeiten mit einem neuen System – notwendig ist. Frühzeitig informiert werden sollte auch über die Art der Durchführung, den Zeitpunkt und mögliche Auswirkungen.

Neben einem transparenten Kommunikationskonzept helfen Schulungsmaßnahmen, die Akzeptanz der neuen Lösung zu steigern. Mitarbeiter verlieren so ihre Angst vor dem Umgang mit der neuen Software und können sich rechtzeitig daran gewöhnen. Trainings stellen außerdem sicher, dass das System vom Start weg in all seinen Funktionalitäten produktiv genutzt wird.