Wie Sie das passende E-Mail-Archiv finden

Regeln und Konvertierungen

Bei der Archivierung wird zwischen der Ablage als gesamtes Objekt (beispielsweise als MSG-Datei bei Microsoft-Produkten) oder als einzelne Bestandteile (Header/Body und Attachment als separate Dateien) unterschieden. Vorteil der Ablage als Objekt ist, dass E-Mails leicht aus dem Archiv wiederhergestellt werden können und so eine Antwort oder Weiterleitung der Nachricht wie bisher gewohnt möglich ist. Allerdings ist der Zugriff auf die einzelnen Informationsbestandteile (Inhalte aus Body, Header oder Anhang) nur über Umwege möglich.

Des Weiteren lassen sich mit den Systemen Formatkonvertierungen (Renditions) vornehmen, um den langfristigen Zugriff und die Lesbarkeit zu sichern. Dabei wird die E-Mail meist als Text-, HTML- oder PDF-Datei gespeichert und der Anhang gegebenenfalls ebenfalls in PDF, PDF/A oder TIFF umgewandelt. Doch nicht alle getesteten Systeme bieten eine eigene Rendition Engine. So fehlt sie in den Produkten iMARC und inboxx. Für die Lösung "CommonStore" von IBM ist eine Engine nur als Zusatzmodul erhältlich. Als weitere Besonderheit lässt sich beispielsweise mit dem Produkt Email Manager von IBM FileNet ein Rendering von Formaten über Regeln definieren. Die Lösungen der Hersteller Windream und Saperion bieten diese Funktionalität in der Standardversion mit an, "Enterprise Vault" von Symantec legt E-Mails zusätzlich als HTML-Version ab.

Kopieren oder Verschieben?

Ferner unterscheiden sich die Systeme dahingehend, welche Informationen nach der Archivierung im E-Mail-Client verbleiben. Dank einer Kopie auf dem Client können Anwender ihre Mails zwar weiter bearbeiten, doch wird dieser Vorteil mit einer wachsenden Auslastung der Postfächer erkauft. Das andere Extrem ist das Verschieben und Löschen der E-Mail, wodurch Informationen nur noch im Archivsystem einsehbar sind. Dies entlastet zwar die Postfächer, doch ist für eine spätere Bearbeitung der Mails jedes Mal eine Wiederherstellung der archivierten Inhalte notwendig.

Als Mittelweg bieten unter anderem Saperion und GFT inboxx die Möglichkeit, in ihren Produkten Referenzen zu erzeugen. Die E-Mail-Nachricht (Header und Body) verbleibt dadurch im E-Mail-Posteingang, der Anhang hingegen wird durch einen Link ersetzt. Im Archiv lagern dann entweder nur der Anhang oder die gesamte E-Mail. Basisinformationen verbleiben so im E-Mail-Client und stehen dort für eine Recherche zur Verfügung, während sich gleichzeitig die Postfachgröße deutlich reduziert.