Zeit und Geld wird verschwendet

Erst werden Projekte gesammelt, dann wieder gestrichen

Für CFOs und CIOs, die weiter nach Möglichkeiten der Verschlankung und Effizienzsteigerung suchen, ist eine aktuelle Umfrage der Unternehmensberatung Diamond’s Digital unter 450 Business- und IT-Managern interessant. Sie legt eine erhebliche Zeit- und damit auch Geldverschwendung in den Planungs- und Budgetierungsprozessen der Unternehmen offen.

Plastisch wird das am Beispiel eines Finanzdienstleisters, der zu den Kunden von Diamond’s Digital zählt. In diesem Unternehmen verläuft laut Analyse der Berater die Hälfte der für die IT-Planung veranschlagten Arbeitszeit im Sand: wegen Mängeln in der Organisation. Konkret läuft es in diesem Hause so: Die IT-Verantwortlichen erarbeiten mit den jeweiligen Fachabteilungen eine Liste mit Projekten, die für das kommende Jahr sinnvoll wäre. Auf dieser Grundlage erstellen sie eine Master List. Diese übersteigt das Budget um das Drei- bis Fünffache und es nimmt dann noch einmal genau so viel Zeit in Anspruch, die Liste an die Vorgaben des CFOs und seiner Mitarbeiter anzupassen. Ein zeitraubendes, kostenintensives Verfahren, dass auch subjektiv für die Beteiligten unerfreulich ist.

240 Arbeitswochen für Planung und Budgetierung von IT-Projekten

So wie bei diesem Finanzdienstleister sollten Prozesse nicht ablaufen - allerdings ist diese Unternehmen leider kein Einzelfall. Im Durchschnitt benötigen die von Diamond’s Digital befragten Unternehmen für ihre jährliche Planung und Budgetierung auf einen einzelnen Mitarbeiter umgerechnet 240 Arbeitswochen: ein einzelner Manager wäre also fünf Jahre nur mit diesen Prozessen beschäftigt. Ein Viertel der Zeit entfällt auf das Sammeln von Projektideen, die nur zum Bruchteil verwirklicht werden; ein weiteres Viertel auf die Vorbereitung von Business Cases. Nur 15 Prozent werden hingegen dafür verwendet, die Initiativen mit der strategischen Roadmap zu verzahnen. Überhaupt hätten nur 37 Prozent der Unternehmen eine derartige Richtschnur für die Steuerung ihrer IT-Projekte, so Diamond’s Digital.