Grundlage des neuen Gesamtarchivkonzeptes der Trägergesellschaft Katholische Kliniken Oberberg gGmbH (KKO) bildet die Kombination von effizienter konventioneller Archivierung und modernem medizinischen Informationssystem. Für die Bewältigung dieser Aufgabe wählte die KKO das Beratungsunternehmen ProCom SL – Managed Care Consultants, Bonn, sowie das Archivsystem PEGASOS des Softwareherstellers Marabu EDV GmbH. Das PEGASOS System ermöglicht den Krankenhäusern die Verbesserung ihrer Aktenverwaltung, Organisationsstruktur und Arbeitsabläufe. Darüber hinaus werden Such- und Wartezeiten reduziert und die Transparenz über jegliche Aktenbewegungen gewährleistet – zum unmittelbaren Nutzen für Patient, Arzt und Krankenhaus.

Die Realisierung des Archivkonzeptes begann im August 2006 in Engelskirchen. Dort wurden zunächst die Altakten durch einen Dienstleister erfasst und in das PEGASOS Aktenverwaltungssystem übernommen. Die zugehörigen Patientendaten aus dem Krankenhaus-Informations-System SAPSAP IS-H gelangen über die standardisierte HCM-Schnittstelle ins System. Der Routinebetrieb startete im September zunächst im Archiv. Auf den Stationen können die Patientenakten voraussichtlich ab Oktober über eine hochintegrierte Schnittstelle direkt aus dem klinischen Arbeitsplatzsystem iMedOne recherchiert, bestellt und reserviert werden. Der Anwender wechselt dabei ohne erneute Anmeldung an die entsprechende Stelle im PEGASOS Webclient, der ohne zusätzliche Installationen auf den Anwender-PCs über den Internet-Browser aufgerufen wird. Alles zu SAP auf CIO.de

Angesichts der erreichten Kapazitätsgrenzen der Archive werden die Katholischen Kliniken zukünftig einen Teil der Verwaltungs- und Lageraufgaben an das Gemeinschaftskrankenhaus Bonn als externen Dienstleister auslagern. PEGASOS wird dabei insbesondere die Workflows bei der arbeitsteiligen Aktenverwaltung und -lagerung unterstützen und die lückenlose Transparenz bezüglich des jeweils aktuellen Aktenaufbewahrungsortes sicherstellen. Um die Effektivität des Archivs zu steigern, werden Nachzüglerbelege sofort digitalisiert und für die elektronische Recherche und Ansicht zur Verfügung gestellt.

„Das PEGASOS Archivsystem lässt sich sehr gut an unsere Archivsituation und das erarbeitete Archivkonzept anpassen“, so Hans-Josef Dumm, Geschäftsführer der KKO. „Es ermöglicht uns den Aufbau eines individuellen, zukunftsfähigen Archivmanagements, das angesichts der heutigen Gesetzeslage eine hohe Bedeutung für unser Risikomanagement besitzt.“ Am Standort Lindlar soll die Realisierung der Archiv-Neuorganisation daher gleich im Anschluss Anfang des Jahres 2007 beginnen.

Reinhold Hölbling, MBmedien GmbH