Wie Sie Meetings billiger und besser machen

Sie sollten doch bitte nicht mehr so viele Post-it-Zettel benutzen, die seien so teuer, erklärte der Chef einer mittelständischen Lebensmittelfirma seinen Angestellten. Tipp der Analysten von Aberdeen: Wer sparen will, sollte sein Meeting-Management unter die Lupe nehmen. Das kann Kosten um neun Prozent senken.

Konferenzen und Besprechungen, Teamsitzungen und Kunden-Veranstaltungen - Aberdeen hat Entscheider befragt und ausgerechnet, dass die Kosten für all diese Meetings von 2006 auf 2007 im Schnitt um 15 Prozent gestiegen sind. Daher gehen die Analysten davon aus, dass das Management von Meetings in den Fokus rücken wird. Vergleiche mit früheren Studien belegen: Hatten 2007 noch 30 Prozent der Befragten erklärt, bei ihnen gäbe es kein strategisches Veranstaltungs-Management und das sei auch nicht geplant, sind es in der aktuellen Studie nur noch 14 Prozent.

Umgekehrt geben jetzt 29 Prozent der Entscheider an, ein formales Programm zu planen (2007: 20 Prozent) und 56 Prozent setzen es bereits um (2007: 50 Prozent).

Das "Ob" ist dabei jedoch nicht die Frage, es geht vielmehr um das "Wie". Aberdeen hat die Studienteilnehmer unter die Lupe genommen und je nach Erfolg in "Best in class" (Bic), Mittelfeld ("Average") und Schlusslichter ("Laggards") eingeteilt. Dazu ein paar Zahlen: Während die BiCs die Kosten für Meetings und Events um 8,8 Prozent gesenkt haben, kommen das Mittelfeld auf 6,2 Prozent und die Schlusslichter nur auf 2,1 Prozent.