Wie Sie Meetings billiger und besser machen

Außerdem erreichen die Vorzeige-Firmen, dass ihre Policies für Meetings und Events zu 91 Prozent eingehalten werden. Die Durchschnittsfirmen erreichen 74 Prozent. Bei den Schlusslichtern sind es nur 48 Prozent. Das heißt, dass mehr als die Hälfte ihrer Veranstaltungen in Vorbereitung oder Ablauf nicht mit den Firmengrundsätzen übereinstimmen.

Diese Diskrepanzen wurzeln in organisatorischen und technologischen Unterschieden. So haben 82 Prozent der Bics standardisierte Anmelde-Prozesse aufgesetzt (Mittelfeld: 33 Prozent, Schlusslichter: 32 Prozent). Außerdem gibt es in 69 Prozent der mustergültigen Firmen eine Meetings-Management-Abteilung (Mitte: 45 Prozent, Nachzügler: 40 Prozent).

Zusätzlich nutzen die Best-in-class-Unternehmen überdurchschnittlich oft Tools zur Online-Registrierung, Tools für die Analyse der Kosten von Meetings und einen zentralen Kalender für alle Veranstaltungen im Unternehmen.

Zu-spät-Kommer an den Pranger!

Tenor der gesamten Studie: Wer rund um die Organisation von Meetings möglichst viel standardisiert und zentralisiert und, wo es geht, mit Software-Tools unterstützt, bekommt das Veranstaltungs-Management besser in den Griff. Das aber reicht wohl nicht Jedem: Ein Studienteilnehmer berichtet, dass in seinem Unternehmen Mitarbeiter, die gegen die Firmenrichtlinien verstoßen, in der vierteljährlichen Haus-Zeitschrift an den Pranger gestellt werden.

Dazu möchte Aberdeen Entscheidern nicht raten. Die Autoren der Studie empfehlen aber, Meeting-Management auszulagern, wenn die Aufgabe nicht oder nicht komplett intern gestemmt werden soll. Immerhin haben sich 37 Prozent der Befragten schon dazu entschlossen, Teile nach draußen zu geben, fünf Prozent sourcen komplett aus. 46 Prozent wollen davon nichts wissen, sie kümmern sich lieber selbst um das Meeting-Management.