Inhouse statt Cloud: DMS-Trends 2012

Ein normaler Mitarbeiter eines durchschnittlichen Unternehmens, zitiert das Beratungshaus Softselect Ergebnisse anderer Studien, verbringen rund 30 Prozent ihrer Arbeitskraft damit, Informationen oder Dokumente zu finden. Dieser Zustand wird sich mutmaßlich noch verschlimmern, denn die Menge an Daten, in denen man suchen muss, wächst - Stichwort Big Data - unaufhaltsam und eher exponentiell als linear an.

Die Studie "Dokumenten Management Systeme (DMS) 2012" zitiert Zahlen der Marktforscher von IDC, nach denen sich das Datenvolumen innerhalb der letzten fünf Jahre um den Faktor 9 auf aktuell geschätzte 1,8 Zettabytes (1,8 Trillionen Gigabytes) erhöht hat. Durch in Echtzeit gewonnene Transaktionsdaten, durch Daten aus sozialen NetzwerkeNetzwerke, Fotos und Videos sowie durch die Kommunikation elektronischer Geräte untereinander ("Internet der Dinge") wird sich diese Zahl in Zukunft weiter stark erhöhen. Alles zu Netzwerke auf CIO.de

Aber nicht nur die Datenmengen, auch die gesetzlichen Vorschriften zur regelkonformen Archivierung sind ein gutes Argument, um über die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) nachzudenken. "Mehr als 180 Gesetze und Bestimmungen gilt es für Unternehmen mittlerweile zu berücksichtigen, um für Revisionen gewappnet zu sein", schreibt Michael Gottwald von Softselect im Vorwort des Berichts. Für die Studie hat Softselect 61 Anbieter mit insgesamt 65 Lösungen im deutschsprachigen Raum unter die Lupe genommen. Sie dient dazu, potenziellen Kunden Kriterien für die richtige Wahl eines Anbieters an die Hand geben zu können.

Keine eindeutige Definition

Hilfreich bei der Suche ist dabei zunächst einmal eine saubere Definition der Begriffe DMS und ECMECM (Enterprise Content Management). Die werden im deutschen Sprachraum allerdings mehr oder weniger synonym verwendet: "Ein qualitativer oder funktionaler Unterschied zwischen den beiden Begriffen besteht nach herrschender Meinung nicht", heißt es dazu im Report. Zwar würden Marketingstrategen umfangreichere Funktionen eher dem Begriff ECM zuschlagen. Das sei aber nicht generisch zu rechtfertigen, weswegen es beim synonymen Gebrauch bleibe, schreibt Softselect. Alles zu ECM auf CIO.de