Inhouse statt Cloud: DMS-Trends 2012

Die angebotenen Lösungen sind nicht nur nahezu alle für den Inhouse-Betrieb geeignet, sondern ebenso auch branchenneutral einsetzbar. Dennoch gebe es Anbieter, die mit speziellem Branchen-Know-how punkten können, heißt es in der Studie. Die meisten Lösungen seien für mitteständische Betriebe gedacht. Für Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sei die Auswahl an DMS-Lösungen geringer. Hier gebe es aber zunehmend kostengünstige SaaS-Lösungen.

Moderne DMS-Suiten decken ein wesentlich größeres Spektrum an Anwendungen ab, als frühere Systeme. Zum typischen Funktionsumfang gehören Input- und Outputmanagement, das revisionssichere Archivieren von Dokumenten und von E-Mails, die Dokumentenverwaltung und -suche, die Aktenverwaltung sowie das Management von Gruppen und Workflows.

Verantwortliche müssen DMS-Projekte treiben

Neben der Auswahl der richtigen Komponenten, die viele Systeme mit Modulen nach dem Baukastenprinzip unterstützen, komme es bei der Suche nach dem geeigneten DMS auch auf die richtige Haltung der Unternehmensverantwortlichen und des Managements an. Softselect listet in seiner Studie daher zehn typische Fehler auf, die Unternehmen bei der Auswahl der DM-Systeme häufig machen.

Dazu gehört vor allem die falsche, oft zu niedrige Priorisierung bei der Einführung. Die angemessen hohe Wertigkeit beim Projektstart werde oft im Alltag zunichte gemacht, schreibt Softselect dazu.

Zweiter Fehler: Die Geschäftsleitung delegiert die Verantwortung nach unten, anstatt selber die Einführung voran zu treiben. Zu den Problemzonen zählen laut Softselect auch die Faktoren Motivation, Kommunikation, Zeit, Know-how, Struktur, Planung, Kosten und Ergebnismessung. All diese Probleme stehen nach Erfahrung der Analysten erfolgreichen DMS-Projekten im Wege.