Docuware: SaaS-Lösung mit Archiv- und Workflow-Funktionen

Docuware bietet sein gleichnamiges Dokumenten-Management-System neben der On-Premise-Version seit 2012 als Software-as-a-Service-Lösung an. Im Wesentlichen ermöglicht es die Archivierung, Bearbeitung, Indexierung und Suche von elektronischen und papiergebundenen Dokumenten und bietet Workflow-Funktionen. Der System-Zugriff erfolgt entweder per Desktop- oder Web-Client beziehungsweise über eine App für SmartphonesSmartphones und Tablet-PCs. Alles zu Smartphones auf CIO.de

Hardwareseitig unterstützt Docuware Online alle ISIS-, TWAIN- und WIA-kompatiblen Scan-Geräte. Geräte von Sharp, Toshiba, Xerox, Ricoh und Kyocera steuern Docuware Online auch direkt über ihr Bedienpanel. Der Docuware-Desktop-Client bedient die Docuware-Web-Scan- und Import-Applikationen. Zusammenhängende Dokumente in Dokumentenstapel können per Barcode- und farblich-markierte Blätter voneinander getrennt sein. Die Dokumente lassen sich auch manuell trennen, wenn sie bereits eingelesen sind.

Im nächsten Arbeitsschritt kann der kostenpflichtige webbasierte Dienst Intelligent Indexing Service Papierunterlagen schneller und effizienter als von Hand ablegen. Er füllt Felder einer Ablagemaske selbständig aus und indexiert die Dokumente somit automatisch. Anwender können unternehmensspezifische Begriffe für einen Dokumententyp frei wählen, etwa "Eingangsrechnung" statt "Rechnung (eingehend)". Erkennt der Dienst ein Dokument als "Rechnung (eingehend)", wird das Dokument als solches weiter ausgelesen, als Indexbegriff aber "Eingangsrechnung" verwendet.

Neben den Papierdokumenten lassen sich elektronische Dokumente aus Applikationen mit beliebigen Formaten per Drag and Drop und Importfunktionen einbinden. Schließlich können die Anwender mit Docuware Online alle elektronisch archivierten Dokumente suchen, anzeigen, downloaden, bearbeiten und in Geschäftsprozesse einbinden. Beispielsweise ist es möglich, einen Workflow zur Rechnungsfreigabe einzurichten, an dem verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter ortsunabhängig mitwirken können. Hierzu stehen neben der webbasierten Zugriffsmöglichkeit mit "Docuware Mobile" Apps für alle gängigen mobilen Geräte, etwa iPhoneiPhone, iPadiPad, BlackberryBlackberry, TabletsTablets oder Smartphones mit AndroidAndroid beziehungsweise Windows Phone 7 sowie Tablets mit Windows 8 zur Verfügung. Alles zu Android auf CIO.de Alles zu Blackberry auf CIO.de Alles zu Tablets auf CIO.de Alles zu iPad auf CIO.de Alles zu iPhone auf CIO.de

Für Sicherheit sorgt Docuware durch redundante, verschlüsselte Speicherung der Dokumente und Datenzugriff ausschließlich per SSL und HTTPS.

Für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und maximal 50 GB Speichervolumen kostet "Docuware Online Professional" inklusive "Intelligent Indexing Service" beispielsweise 490 Euro pro Monat. Das gleiche Angebot mit 250 GB Speichervolumen unter der Bezeichnung "Docuware Online Enterprise" gibt es für 990 Euro pro Monat. Jedes weitere GB zusätzliches Speichervolumen kostet für das Professional-Angebot sechs Euro pro Monat und für die Enterprise-Variante drei Euro pro Monat. Ein Basispaket mit vier Client-Lizenzen und 20 GB verfügbaren Speicher ist ab 160 Euro im Monat zu haben.