6 Hebel für erfolgreiche Outsourcing-Steuerung

Anforderungsmanagement und Vertragsmanagement

Der Ansatz sieht vor, in der parallel zur Transition aufzubauenden Retained Organization, folgende Steuerungsmechanismen zu implementieren:

• 1. Anforderungsmanagement: "IT follows business". Mit dieser vordergründig sehr kundenorientierten Leitlinie vieler IT-Abteilungen entziehen sich diese der Verantwortung, die Anforderungen verschiedener Stakeholder aus dem Business abzugleichen und mit den übergeordneten Geschäfts- und IT-Zielen in Einklang zu bringen. Bei intern erbrachten IT-Services ist das Schadenspotenzial, das durch die Umsetzung ungesteuerter Anforderungen entsteht, durch limitierte interne Ressourcen gedeckelt. Ein externer Dienstleister nimmt in der Regel jedoch gerne jegliche Anforderung an und kann diese - eine entsprechende Vergütung vorausgesetzt - auch schnell mit Hilfe seines Ressourcenpools umsetzen.

  Das Anforderungsmanagement setzt hier an und stellt sicher, dass nur diejenigen Anforderungen umgesetzt werden, die zum einen notwendig sind und zum anderen mit den Vorgaben der IT-Governance übereinstimmen. Damit ist das Anforderungsmanagement ein wichtiger Hebel zur Umsetzung der IT-Strategie und zur Kontrolle von Kosten.

• 2. Vertragsmanagement: Ein drei Milliarden US-Dollar schwerer IT-Outsourcing-Vertrag zwischen Procter & Gamble und Hewlett Packard aus dem Jahr 2003 markiert mit einem Vertragsumfang von 10.000 Seiten vermutlich die obere Grenze der Vertragskomplexität im IT-Outsourcing. Er zeigt aber auch eine wichtige Aufgabe des Vertragsmanagements als Teil der integrierten IT-Outsourcing-Steuerung auf. Nämlich, Vertragskomplexität beherrschbar zu machen, um verhandelte Leistungen oder Forderungen einfordern zu können.

  Dabei muss berücksichtigt werden, dass Vertragsschwächen aufgrund der Komplexität praktisch unvermeidbar sind. Dies stellt hohe Anforderungen an die Rolle des Vertragsmanagers, der als eine Art rechtsaffiner, durchsetzungsstarker IT-Fachmann den Vertrag auslegt, vertragliche Änderungen steuert und eigene Forderungen durchsetzt bzw. die (unberechtigten) Forderungen des Dienstleiters abweist.