3. Ziele konkretisieren: Der Zweck eines BPM-Projektes wird häufig in allgemeineren Worten formuliert, zum Beispiel als Steigerung der Kundenbindung. Der Projektleiter muss das konkretisieren, zum Beispiel dahingehend, dass Informationen aus Kundenkontakt und Kundenprofil den Sachbearbeitern in Echtzeit bereitstehen sollen. Diese konkreten Maßnahmen muss er dann nach Priorität ordnen.

4. Ziele definieren: Wer feststellt, er wolle "die Performance verbessern", legt noch kein Ziel fest. Es muss klar sein, was genau damit gemeint ist - Kostensenkung, geringere Risiken, schnellerer Service oder anderes.

5. Metriken entwickeln: Für jedes BPM-Projekt mit seinen spezifischen Zielen müssen eigene Metriken ausgearbeitet am Ende Audits erstellt werden. Alle Beteiligten müssen diese Metriken verstehen.

Jedes Projekt braucht einen Paten

6. Einen Projekt-Paten suchen: Gartner-Analyst Bill Rosser spricht von einem "Business Sponsor", den jedes Projekt brauche. Dieser soll möglichst weit oben im Unternehmen stehen und muss nicht selbst in das Vorhaben involviert sein. Allerdings sollte er einige Stunden Zeit pro Woche aufbringen, um sich über den Stand der Dinge zu informieren und das BPM-Projekt firmenintern als Fürsprecher zu vertreten.

7. Mitarbeiter fragen: Nicht alle Sachbearbeiter zeigen sich aufgeschlossen, wenn Geschäftsprozesse geändert werden sollen. Wer ein BPM-Projekt leitet, braucht aber ihre Unterstützung. Daher ist es sinnvoll, die Mitarbeiter nach ihren Erfahrungen zu fragen und ihnen zu vermitteln, dass sie an dem Projekt beteiligt sind.