Abschluss per Knopfdruck

Harmonisiert beschleunigen

Bei der Deutschen Telekom verliefen die Neuorganisation der IT und das Projekt Fast Close parallel. „Im Projekt IBIS, dem Integrierten Berichts- und Steuerungssystem, haben wir die Systeme harmonisiert – und dabei gleichzeitig auf die Beschleunigung geachtet“, erläutert Fast-Close-Projektleiter Danne. „Mit der neuen Systemlandschaft IKOS, dem Internen Konsolidierungs-System, können wir über eine Datenerfassung hinweg für alle Gesellschaften Ist-, Plan- sowie Segmentabschlüsse konsolidieren – mit Hilfe des Konsoldierungsmoduls SAP EC CS.“

Zunächst jedoch sezierte Telekom-Manager Danne die Prozesse.Mit anfangs 25 Mitarbeitern analysierte Danne jeden einzelnen Arbeitsschritt. Heute hängt im dritten Stock des Projekt-Office im Zentralbereich Corporate Control in Bonn der ein Meter fünfzig mal drei Meter große Plan mit unzähligen kleinen Kästchen, die durch feine Linien miteinander verbunden sind – die Prozesslandschaft, von der ersten Transaktion bis hin zum fertigen Jahresabschluss. „Aus der Automatisierung der nur noch wenigen verbleibenden manuellen Arbeitsschritte einer Abschlussperiode holen wir noch einige Zeit heraus“, so Dannes Erfahrung mit der „Handarbeit“ im Fast-Close-Geschäft.

Ein wichtiges Instrument für Danne zur Prozessoptimierung ist ein Content-Management-System, das die IT-Tochter der Telekom, T-Systems, auf der Basis einer Software des niederländischen CMS-Spezialisten Tridion gebaut hat und Prosa nennt. Konzernberichte nach HGB sowie US-GAAP oder Quartalsberichte unterstützt der Bonner TK-Konzern nun elektronisch. Prosa regelt, wer an welchen Prozessen beteiligt ist, macht nachvollziehbar, was wann von wem an Berichten und Reportings geändert wurde, und schafft durch ein Ampelsystem eine Übersicht, wo ein Bericht dem ursprünglichem Zeitplan hinterherhinkt. „Zudem kann Prosa mit dem Business Warehouse von SAP verknüpft werden“, erläutert Danne, wodurch die Zahlen automatisch abgeglichen werden können, sofern sich nachträglich noch etwas ändert.

15 Arbeitstage hat die Telekom durch Prosa seit dem Start in 2003 für die Veröffentlichung des Geschäftsberichts und der parallelen Publikation des Jahresberichts an die US-Börsenaufsicht (20-F) an Zeit gespart. „Vom Zeitpunkt des endgültigen Zahlenwerks bis zur Veröffentlichung vergehen jetzt nur noch maximal 30 Tage“, berichtet Danne.

Doch der Fast-Close-Mann hat noch weitere Ideen. Mit Hilfe eines Tools für die Prozesse setzt er eine Art stundenaktuellen Produktionsplan auf: So sind beispielsweise an einem Arbeitstag die Abschreibeverläufe des Anlagevermögens (AfA-Prozess) in einer Nacht abzuarbeiten. Dann schaltet das Projektteam alle an diesem Prozess beteiligten Telekom-Mitarbeiter in einer Telefonkonferenz zusammen und überwacht gemeinsam, ob die definierte Qualität und die vereinbarten Zeiträume exakt eingehalten werden. Treten Probleme im Abschlussprozess auf, stellt Danne „Trouble-Shooter“ auf, um sie kurzfristig zu beheben. „Dieses Vorgehen hat die Qualität maßgeblich verbessert, sodass zwischenzeitlich wesentliche der oben beschriebenen Funktionen aus dem Fast-Close Projekt in die Regelorganisation überführt wurden“, erläutert Danne – also in den Alltag.