Videokonferenzen helfen - mehr nicht

Natürlich geht es nicht ohne Videokonferenzen. Sie können einen positiven Effekt auf die gesamte Mannschaft haben: "Man spricht dann auch über Themen, die nichts mit dem Projekt zu tun haben", sagt Sanone-Manager Kollig. Das ersetze zwar keinen persönlichen Kontakt. "Aber es ist gut, wenn man auch über private Dinge plaudert. Zwischen den Zeilen wird da sehr viel mehr mitgegeben", sagt Höhne. Daher seien Videokonferenzen in virtuellen Teams sinnvoller, als nur per E-Mail zu kommunizieren. Nur muss sich der Chef darüber im Klaren sein, dass Videokonferenzen nur Hilfsmittel sind. "Die weitaus größere Herausforderung ist es, Arbeitsweisen und Kommunikationsverhalten der Virtualität anzupassen", sagt Kollig. Virtuelle Teams erfordern auch von den Chefs ganz neue Fähigkeiten.

Der Chef muss delegieren

Teamleiter sollten sich bewusst sein, dass klassische Hierarchien in virtuellen Teams nicht mehr funktionieren. "Der Chef ist eher Moderator und sollte partizipativ führen", sagt App. Kann er nicht delegieren, wird das Projekt schnell zur Katastrophe. "Delegation bedeutet in dem Kontext Aufgabenstellung, Herangehensweise und Arbeitseinteilung primär dem Mitarbeiter zu überlassen", sagt Kollig. Dafür muss ein CIO auch bereit sein. Er muss sich, so Kollig, die Frage stellen: "Bin ich als Führungskraft willens und in der Lage, Aufgaben weitestgehend zu delegieren und Erfolg fast ausschließlich am Ergebnis zu messen?"

In virtuellen Teams brauchen Mitarbeiter Freiräume. "Die Führungskraft muss eine Art Coach sein", sagt auch Berater Döring. Er muss immer Ansprechpartner sein und die einzelnen Teilnehmer in die richtige Richtung schubsen. "Von einer Führungskraft werden in einem virtuellen Team andere Fähigkeiten verlangt als in Präsenzteams", sagt App. Zum Beispiel muss der Chef als Social MediaSocial Media Manager darum kümmern, dass die Activity Streams oder die Dokumentation richtig läuft. Alles zu Social Media auf CIO.de

Sind die Teams oder der Chef unerfahren, kann man sich auch jederzeit Hilfe von außen holen. "Ein Coach, der das virtuelle Projekt begleitet, kann dem Team zur Seite stehen", sagt App. Ein Coach kann etwa alle zwei Wochen bei Videokonferenzen dabei sein und früh daraufhin weisen, wenn sich ein Mitarbeiter nicht genug einbringt. Wem das zu teuer erscheint: Die Kosten für ein gescheitertes Projekt sind oft viel höher als die Kosten für einen Coach. Zudem fällt ein externer Trainer nur einmal an - lernt der Chef nicht aus seinen Fehlern, passieren die gleichen Fehler immer und immer wieder.

CIOs empfehlen Zweiergespräche

Um alle Mitglieder motiviert und informiert zu halten, sind Zweiergespräche sinnvoll: Auch SMA-CIO Gerald Höhne führt in virtuellen Teams immer wieder Zweiergespräche, um Problemen vorzubeugen und seine Teammitglieder besser kennen zu lernen. Der Chef sollte daher möglichst sensibel sein: "Eine Führungskraft muss kleinste Dinge sofort erkennen und ansprechen", sagt Berater Döring. Hier können kleinere Verhaltensweise schnell in einer Katastrophe münden. "Es ist wichtig, dass der Teamchef die Erwartungen so klar wie möglich kommuniziert. Wenn alle über das Gleiche reden, aber jeder etwas anderes meint, dann kann es nur schiefgehen", rät Höhne anderen Führungskräften. Eines müssen sich Leiter von virtuellen Teams bewusst sein: "Der Transformationsprozess passiert nicht automatisch", sagt Danone-CIO Michael Kollig. Einfach ein Präsenzteam in ein virtuelles Team umformen: Das kann nicht klappen.