Crash-Kurs in Sachen E-Mail

Absender und Betreff

Der Name des Absenders sollte im Posteingang des Empfängers klar erkennbar sein. Fantasienamen als Mail-Adresse sind wenig hilfreich. Für Rund-Mails sollten die CC-Funktion für interne Verteiler und BCC für Nachrichten, an denen Außenstehende teilnehmen, verwendet werden.

Die Betreffzeile muss dem Empfänger auf einen Blick die nötigen Informationen über den Inhalt der E-Mail liefern. Eine Nachricht ohne jeglichen Betreff ist deshalb ein absolutes No-Go.

Inhalt

Beim Inhalt lautet die Devise: kurz und präzise. Die wenigsten Menschen lesen gerne lange Texte am Bildschirm. Vor allem haben sie keine Lust auf Rechtschreibfehler. Es ist außerdem unhöflich, alles klein zu schreiben. Zu beachten ist auch: Worte in Großbuchstaben gelten im Internet als gerufen.

Ein Gedanke reicht

Nicht mehr schreiben als nötig: Ein Gedanke pro MailMail ist die Faustregel. Bei mehreren Punkten ist es sinnvoller, noch eine Nachricht zu senden. Alles zu Mail auf CIO.de

Rechtliches

Gerade bei geschäftlichen Mails müssen rechtliche Anforderungen beachtet werden. Eine Werbe-Mail muss auch als solche erkennbar sein. Aus Absender und Betreff muss der kommerzielle Charakter deutlich werden. Außerdem ist wie auf einer Website ein Impressum nötig. Darin müssen Namen, Anschrift und Vertretungsberechtigte sowie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, aber auch Handelsregister- und Steuernummer stehen.