Crash-Kurs in Sachen E-Mail

Es vergeht kaum Zeit, da liefert schon wieder eine Studie neue erschreckende Zahlen. So hat ein Report der Universität Hamburg unlängst ergeben, dass die Bearbeitung von unerwünschten Mails rund 500 Euro pro Mitarbeiter und Jahr kostet. Noch schlimmer ist, was die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin ermittelt hat: Bei zehn Prozent des Personals führen die elektronischen Nachrichten zu Stress-Symptomen, die krank machen und zu Fehlzeiten führen.

Der tägliche Umgang mit E-Mails offenbart an allen Ecken und Enden Schwächen, die eine effektive Nutzung verhindern. Das schreibt jedenfalls der Hamburger CRM-Anbieter Wice in seinem Whitepaper "Wir sind E-Mail" und liefert darüber hinaus Vorschläge, wie man mit Mails umgeht.

Ständiges E-Mail-Checken kostet Zeit

Demnach bestehen in den meisten Unternehmen keine einheitlichen Regeln, wie mit E-Mails umgegangen werden soll. Viele Mitarbeiter leben deshalb mit dem Gefühl, jede Nachricht sofort beantworten oder wenigstens lesen zu müssen. Das führt dazu, dass die Arbeit unterbrochen wird und es dann einige Minuten dauert, bis die Konzentration wieder hergestellt ist.

Weil Firmen die Verwaltung der Mails ihren Mitarbeitern überlassen, regiert dabei oft die persönliche Neigung und damit das Chaos. Arbeitsprozesse und Geschäftsvorgänge werden laut Wice wider aller Logik über E-Mails organisiert. Die Inbox wird der Mittelpunkt der eigenen Arbeit. Dabei sollten elektronische Nachrichten vielmehr selber als Teil eines übergreifenden Vorgangs verstanden und archiviert werden.