Die besten Tipps zu Outlook 2010

pst-Dateien richtig verwalten

Mit Outlook 2010 haben Sie die Möglichkeit, für jedes eingerichtete E-Mail-Konto eine eigene .pst-Datei zu verwenden. Auch der Speicherort der pst-Dateien erlaubt mit Outlook 2010 eine übersichtlichere Ordnung.

Eine Neuerung in Outlook 2010 besteht darin, dass Sie für jedes eingerichtete E-Mail-Konto eine eigene .pst-Datei verwenden können, um so eine effizientere Ordnerstruktur zu erstellen. Sie können aber auch für alle Konten eine einzelne .pst-Datei erstellen.

Diese Möglichkeit erhalten Sie über den Assistenten zur Erstellung von neuen Konten. Hier können Sie auswählen, welche Aktion Sie durchführen wollen. Standardmäßig speichert Outlook 2010 .pst-Dateien nicht mehr in verschachtelten Ordnern im Benutzerprofil, sondern im Verzeichnis Outlook-Dateien des Dokumente-Ordners von Profilen:

C:\Users\<Benutzername>\Documents\Outlook-Dateien

Über verschiedene Registerkarten erreichen Sie die Einstellungen und Funktionen in Outlook 2010. Über die Registerkarte Datei finden Sie alle allgemeinen Einstellungen und die Verwaltung der einzelnen Konten. Installieren Sie Outlook 2010 über eine bestehende Outlook-2007-Installation, übernimmt Outlook die Einstellungen normalerweise ohne Probleme. Wollen Sie Ihre alte Datei weiterverwenden, können Sie sie in die neue Datei importieren. Alternativ können Sie die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren.

Outlook bemerkt beim nächsten Start, dass die Datei fehlt, und fragt Sie nach dem Speicherort der neuen Datei. Haben Sie Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei. Sie sollten diese im Dateisystem daher möglichst so benennen, wie der Name beim Erstellen der Regel lautete. Sie können für POP3-Konten einstellen, welche Datendatei Outlook für den Posteingang verwenden soll. Dazu bietet Outlook eine Auswahl beim Erstellen eines neuen Kontos an.

Alternativ können Sie die Auswahl nachträglich ändern. Klicken Sie dazu in der Registerkarte Datei im Menüband auf Kontoeinstellungen. Markieren Sie anschließend auf der Registerkarte E-Mail des Dialogfelds Kontoeinstellungen das entsprechende POP3-Konto und klicken auf die Schaltfläche Ordner wechseln.

In Outlook 2010 verwenden auch IMAP-Konten eine Datendatei. Diese dient aber nur dem Zwischenspeichern von E-Mails, damit Sie diese auch offline lesen können. Die E-Mails selbst verbleiben auf dem Server. Sie können Konten verschiedener Anbieter zentral verwalten und mehrere Exchange-Konten gleichzeitig einrichten. Wenn Sie Outlook 2010 an Exchange anbinden, arbeitet auch die neue Version mit dem Exchange-Cache-Modus. Dabei verwendet Outlook eine spezielle Datendatei, in welcher der Inhalt des Exchange-Postfachs zwischengespeichert wird. Diese befindet sich standardmäßig im Verzeichnis

c:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

und hat die Endung .ost.