Mit ihren angeschlossenen Kliniken und Instituten ist die Universitätsmedizin Mannheim eine der größten Gesundheits-Einrichtungen in Deutschland. Neben Forschung und Lehre steht die Krankenversorgung im Vordergrund. Hier stehen rund 4500 Mitarbeiter für die jährlich rund 80.000 stationären und teilstationären Patienten und über 200.000 ambulanten Patienten zur Verfügung.

Software auf eigenem Server statt Cloud

In die engere Wahl bei der Suche nach einer geeigneten Software kamen drei Anbieter. Die Entscheidung fiel schließlich für "Haufe.umantis" – aus mehreren Gründen. Erstens wollte die Universitätsmedizin die Software auf ihrem eigenen Server betreiben. Dies ist bei vielen Software-Anbietern, die ausschließlich auf webbasierte Cloud-Lösungen setzen, nicht möglich. Zweitens sollten die Kosten trotz des hohen Bewerbungseingangs überschaubar bleiben. Auch das ist bei einigen Anbietern, die nach Anzahl der Bewerbungen abrechnen, nicht gegeben. Und drittens sollte die Lösung mit weiteren Modulen erweiterbar sein und über eine Schnittstelle zur Abrechnungs-Software von SAP verfügen.

Im März 2011 ging das Haufe.umantis Bewerbermanagement als erstes neues Anwendungspaket im Personalbereich live, weitere Pakete sollten folgen. Die Umstellung erforderte vergleichsweise wenig Aufwand. "Die Software lässt relativ viele Freiheiten. Dadurch konnten wir sie an unsere Bedürfnisse anpassen", berichtet Stephanie Riese. Diese Einführungsphase habe zudem den Anstoß dafür gegeben, die bisherigen Prozesse zu überdenken und besser zu organisieren. Riese fügt hinzu: "Vorher gab es einige umständliche Schleifen, die wir dann ausgemerzt haben."

Heute kommen über das elektronische Bewerbermanagement 90 Prozent der Bewerbungen online ins Haus. Einige Bewerbungen treffen per E-Mail ein. Und die wenigen Mappen, die noch per Post ankommen, werden eingescannt und in das System eingespeist. Man überlegt in Mannheim, ob man in Zukunft auf das Einscannen verzichtet und die Postbewerbungen mit einem netten Brief wieder zurücksendet, in dem die Bewerber gebeten werden, ausschließlich das Bewerbermanagementsystem im Internet zu nutzen. Somit könne man einen hundertprozentig elektronischen Prozess gewährleisten, sind die Verantwortlichen der Klinik überzeugt.

Time-to-Hire von 121 auf 17 Tage verkürzt

Mit der bisherigen Software-Einführung ist man bei der Universitätsmedizin zufrieden: "Die Time-to-Hire, also die Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung, hat deutlich abgenommen – von 121 auf durchschnittlich 17 Tage", so der Geschäftsbereichsleiter Hintz. Außerdem sei die Anzahl der online eingegangenen Bewerbungen von monatlich 92 auf 310 angestiegen. "Daraus folgere ich, dass wir durch das Verfahren viel mehr Bewerber gewinnen können als früher", sagt er.