Jährlich kamen bisher über 6000 Bewerbungen an den Bereich Krankenversorgung der Universitätsmedizin Mannheim (UMM). Diese Masse war kaum noch zu bewältigen. Andererseits ist man als große Klinik ständig darauf angewiesen, gutes Fachpersonal einzustellen.

Die Menge an Zuschriften stellte einen immensen Arbeitsaufwand für das Sekretariat im Ressort Personalbetreuung dar. Zwei Sekretärinnen verwalteten allein die Bewerbungen in Excel. "Die Pflege der Excel-Datei und die gesamte Bewerberverwaltung bedeuteten einen enormen Aufwand", erklärt Stephanie Riese, Mitarbeiterin im Ressort Personalbetreuung. Sie ergänzt: "Dementsprechend hat sich auch die Rückmeldung an die Bewerber und die Rücksendung der Unterlagen sehr lange hingezogen." Auch die Bewerber seien bei diesem umständlichen Procedere unzufrieden gewesen, weil sie erst verspätet eine Rückmeldung bekamen.

Das alles führte zur Entscheidung, eine professionelle Bewerbermanagement-Software einzuführen. Das Universitätsklinikum wollte sich attraktiver am hart umkämpften Arbeitsmarkt positionieren. Deshalb sollte der Bewerbungsprozess nicht nur für die Personalreferenten und Vorgesetzten, sondern auch für die Bewerber nutzerfreundlicher und komfortabler gestaltet werden.

Bewerbermanagement zentral in der Personalabteilung

Gleichzeitig sollte das gesamte Bewerbermanagement zentralisiert und in der Personalabteilung angesiedelt werden. Denn bislang hatten manche Abteilungen eigenverantwortlich Stelleninserate geschaltet. Dabei hätte immer die Gefahr bestanden, dass Formulierungen vorkamen, die nicht dem AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) entsprechen, heißt es bei dem Klinikum. Torsten Hintz, als Geschäftsbereichsleiter verantwortlich für den Bereich Personal und Logistik, präzisiert: "Wir mussten sicherstellen, dass wir AGG-konform arbeiten. Und wir wollten Initiativbewerbungen, die direkt an einen Klinikdirektor oder Abteilungsleiter gerichtet waren, dem gesamten Haus zur Verfügung stellen."