Die größten Kommunikationsprobleme im Management

Ungenaue Aufgabenstellung

Die Delegation von Rechercheaufgaben erfolgte "zwischen Tür und Angel" oder durch eine schnell geschriebene E-Mail-Nachricht eines Partners an den entsprechenden Spezialisten. Das Management rechtfertigte dieses Vorgehen mit der Erklärung, es könne die Recherche nicht genauer definieren, da sie genau dieses Wissen von den Analysten erwarten würden.

In der Tat stellt sich die Frage, wie das Management eine spezifische Frage stellen kann über etwas, von dem es nicht weiß, dass es existiert. Die in diesem Zusammenhang öfter gehörte Formel: "Ich weiß nicht, was ich brauche, aber ich erkenne es, wenn ich es sehe" suggeriert, dass die Branchenanalysten eine aktivere Rolle in der Briefingphase einnehmen sollten.

Es stellte sich heraus, dass nicht nur die Briefingphase problematisch, sondern der gesamte Kommunikationsprozess zu linear geführt war. Die Rollen zwischen Experten und Management innerhalb der Phasen waren zu starr verteilt. Während das Briefing vorwiegend in der Verantwortung der Manager lag, wurde die Analysephase ausschließlich als Sache der Branchenanalysten verstanden. Diese arbeiteten isoliert und bekamen auf diese Weise weder Feedback von den Managern, noch konnten sie ihre Analysen den sich schnell ändernden Bedürfnissen anpassen.

Erst als die Schlussberichte auf dem Tisch der Manager landeten, wurden sie sich dieser Probleme bewusst. Zu diesem Zeitpunkt war es jedoch viel zu spät, um den Auftrag noch einmal umzuformulieren, und eine erneute Analyse hätte erhebliche Kosten verursacht (eine Zusammenfassung der typischen Probleme, die ein zu starrer, linearer Kommunikationsprozess verursacht, finden Sie in der Abbildung im nächsten Teil).

Um das Zusammenspiel von Analyst und Berater zu optimieren, leitete das Unternehmen in der Folge verschiedene Maßnahmen ein: Die Anfragen an Analysten wurden durch eine einfache Checkliste formalisiert und durch eine kurze Absprache mit dem entsprechenden Berater ergänzt. Zudem wurde vereinbart, die Rückmeldung des Beraters an den Analysten als obligatorischen Schritt im Beratungsprozess zu definieren.