Die häufigsten Stolpersteine bei der Archivierung von E-Mails

12. Was ist eine vollständige Archivierung?

Aufgrund der hohen Anzahl von nicht aufbewahrungswürdigen SPAM-Mails und damit verbundener Kosten wird bei einer vollumfänglichen Mail-Archivierung typischerweise ein Abgriff hinter dem SPAM-Filter empfohlen. Um ein falsches Herausfiltern einer geschäftsrelevanten Mail bestmöglich zu verhindern, sollte der SPAM-Filter regelmäßig manuell kontrolliert werden, um solche Mails zu erkennen und nachträglich durch den Anwender zu archivieren.

13. Wie lässt sich die Vollständigkeit der Archivierung nachweisen?

Die im Mail-System sind E-Mails nicht mit einer eindeutigen ID wie zum Beispiel Buchungen in einer ERP-Anwendung versehen. Daher ist der Nachweis einer lückenlosen Archivierung nicht einfach über die Protokollierung einer fortlaufenden Mail-Kennung möglich. Bei einem System-getriebenen Ansatz wäre ein mögliches Verfahren zum Nachweis einer Vollständigkeit der Archivierung von eingehenden Mails, bspw. die Protokollierung der Mails sowohl nach dem SMTP-Gateway (vor dem Mail-System) als auch bei der eigentlichen Archivierung aus dem Journal des Mail-Systems. Durch Abgleich beider Protokolle und Dokumentation des Verfahrens kann ein Nachweis gegenüber Dritten erbracht werden.