Die häufigsten Stolpersteine bei der Archivierung von E-Mails

3. Worin unterscheiden sich Lösungen zur System-getriebenen Mail-Archivierung?

Auf dem Markt werden aktuell Lösungen in unterschiedlichen Produktkategorien angeboten:

• Mail Appliance: Darunter verstehen wir eine vorkonfigurierte Lösung inkl. Hardware-Komponenten mit Standard-Funktionalität und Schwerpunkt auf einer systemgetriebenen Mail-Archivierung;

• Mail-Archiv: Darunter verstehen wir eine funktional rein auf die E-Mail-Archivierung ausgerichtete Softwarelösung ohne vorkonfigurierte Hardware-Komponenten;

• Mail-Archiv, erweiterbar mit DMS-Funktionen: Darunter verstehen wir eine Lösung zur E-Mail-Archivierung, die mit herstellereigenen Komponenten zur Nutzung von DMS-typischen Funktionen allgemeinen Dokumentenverwaltung, Aktenverwaltung, Postkorb, etc. erweitert werden kann.

Grundlage für eine Bewertung der unterschiedlichen Lösungsansätze und damit verbundener Produkte sind immer die unternehmensspezifischen fachlichen und funktionalen Anforderungen zur Mail-Archivierung. Besteht zum Beispiel die Anforderung, aus Compliance- oder haftungsrechtlichen Gründen alle ein- und ausgehenden E-Mails ungeachtet des Inhaltes als Kopie unabhängig von anderen Dokumenten zu archivieren, ergeben sich mehrere Optionen.

Wird bereits eine DMS-Lösung im Unternehmen eingesetzt, könnte dort eine Erweiterung um eine Mail-Archivierung in Frage kommen, die aber aufgrund der zusätzlichen Systemlast ein neues separates System erforderlich macht. Alternativ könnte ein rein auf die Mail-Archivierung ausgerichtetes Produkt bessere Funktionalität zu niedrigeren Kosten bieten.

Falls jedoch eine durch den Anwender getriebene individuelle Archivierung von Mails im Kontext von Geschäftprozessen im Vertrieb, Einkauf, Projektgeschäft, etc. benötigt wird, hat eine rein auf Mail-Archivierung ausgerichtete Lösung Nachteile, da neben E-Mails auch andere Dokumente in einer Kunden-, Vertrags- oder Projektakte gespeichert werden sollen. Der Fokus möglicher Lösungen würde hier eher auf mit DMS-Funktionen erweiterbaren Produkten liegen (Ausführliche Informationen und Praxisbeispiele rund um das Thema Archvierung finden Sie hier).

4.Wofür benötige ich weitere Archivierungsfunktionen?

Mit einer systemgetriebenen Journal-Archivierung werden doch alle steuerrechtlichen Anforderungen aus der GdPDU erfüllt, alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails revisionssicher zu archivieren und bei Bedarf wieder zu finden.

Eine vollumfängliche Archivierung aller intern und extern ausgetauschten E-Mails bietet zunächst einmal die höchstmögliche Sicherheit, dass auch alle per Mail ausgetauschten steuerrelevanten Informationen im Mail-Archiv gespeichert werden. Es werden aber auch solche Mails archiviert, die aus steuerrechtlicher Sicht gar nicht aufbewahrungspflichtig sind.

Bei diesem Lösungsansatz werden außerdem typischerweise nur Mail-Properties wie Sendedatum, Empfänger, Absender, etc. für die Indexierung der Ablage genutzt. Optional stellen manche Systeme noch eine Volltextindexierung der Mail-Bodies und möglicher Attachments zur Verfügung. Diese Server-basierte Mail-Archivierung ist aber keine Lösung, wenn zum Beispiel alle zu einem Ordnungskriterium (Kundennummer, Kreditakte, Mitarbeiter etc.) gehörenden Informationen inkl. der dazu gehörenden E-Mail im fachlichen Zusammenhang (zum Beispiel in einer "Akte") abgelegt werden sollen. Hierfür benötigt man weitere, typischerweise Anwendergesteuerten Funktionen, die die erwähnten Regel-basierenden Archivfunktionen ergänzen müssen.