Recht - Aufbewahrung und Mitbestimmung

Jan Geert Meents, Rechtsanwalt und Partner bei der Kanzlei DLA Piper

Die zentrale Aufgabe bei der Einführung einer Social-Media-Plattform im Unternehmen besteht nicht in der technischen Umsetzung, sondern in der Ausgestaltung der digitalen Kommunikation. Zudem sind rechtliche Anforderungen zu beachten - auch bei Social Media.

Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Handelsrecht (Handelsgesetzbuch) und dem Steuerrecht (Abgabenordnung). So müssen Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen und Lageberichte zehn Jahre aufbewahrt werden, bei Handelsbriefen (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefen, E-Mails und anderen digitalen Dokumenten, soweit diese für die Besteuerung wichtig sind, beträgt die Frist sechs Jahre.

Unternehmen, die Daten im Wesentlichen digital speichern, sehen sich mit einigen Problemen konfrontiert: Ein Wechsel von IT-Systemen oder die Löschung von online gespeicherten Daten muss sich an den vorstehenden Aufbewahrungsfristen orientieren. Die Daten müssen trotz Änderung der IT-Strategie über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist digital auslesbar bleiben. Im Ergebnis führt dies nicht selten dazu, dass Unternehmen die alte IT-Infrastruktur nur zu Zwecken der Datensicherung weiterbetreiben.

Soweit interne Chats und Mails steuerrelevante Informationen enthalten, sind sie wie andere Korrespondenz zu archivieren. Andernfalls unterliegen sie nicht den genannten Aufbewahrungspflichten.

Ohne die frühzeitige Beteiligung der Arbeitnehmervertreter lässt sich keine akzeptable Grundlage für eine unternehmensinterne Social-Media-Plattform errichten. Reine Empfehlungen und "gute Ratschläge" helfen im Streitfall nicht weiter. Zwar sind nicht alle Bestandteile einer Social-Media-Initiative mitbestimmungspflichtig, doch kann eine offizielle Betriebsvereinbarung dabei helfen, die Akzeptanz des neuen Mediums zu erhöhen und das Konfliktpotenzial zu senken.

Üblicher Regelungsinhalt einer solchen Betriebsvereinbarung kann beispielsweise die Trennung von beruflicher und privater Kommunikation, der Umgang mit Betriebsgeheimnissen, die Netiquette sowie arbeitsrechtliche Sanktionen bei Verstößen gegen Vereinbarungen und Richtlinien sein. In jedem Fall unterliegen die Leistungs- und Verhaltenskontrolle sowie die Frage, welchen Gruppen von Mitarbeitern ein Zugangsrecht zu Social Media gewährt wird, der Mitbestimmung des Betriebsrats.