ECM: Endlich handeln statt hadern

Ein völlig falsches Vorgehen ist das "Aussitzen" der Krise. Ein kompletter Ausgabenstopp bewirkt nicht nur die Stagnation, sondern die vergleichsweise Verschlechterung gegenüber den Mitbewerbern, welche genau die vorher aufgelisteten Hinweise beherzigen.

ECM als Weg aus dem Informationschaos

ECM bezeichnet sowohl ein Konzept zum Management von Informationen (und den damit verbundenen Prozessen) als auch die Technologie zur Umsetzung dieser Visionen. Technische Rahmenbedingungen, organisatorische Maßnahmen und funktionale Anforderungen werden verbunden, um schnellere Prozesse zu erreichen und qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu erzielen.

Die herkömmliche Informationsverwaltung mit Papierakten und Aktenschränken voller Ordner oder File-Servern ist zum Scheitern verurteilt. Es fehlt an flexiblen Zugriffs- und Suchmöglichkeiten, die Informationsweitergabe ist schwer kontrollierbar und meist langwierig. Auch die Vergabe von Rechtestrukturen ist nur unzureichend möglich, granulare Konzepte können kaum verwirklicht werden, weshalb das Prinzip "ganz oder gar nicht" verfolgt wird und Mitarbeiter entweder von der Fülle der Informationen erschlagen werden oder aber wichtige Dokumente nicht erhalten.

Des Weiteren ist bei beiden Alternativen in der Praxis das große Problem gegeben, dass der Anreiz, "persönliche" Ablagestrukturen aufzubauen aufgrund der Verfügbarkeits- und Zugriffsprobleme sehr hoch ist. Mitarbeiter legen eigene Strukturen an, um im Fall der Fälle bestimmte Informationen schnell vorliegen zu haben. Dies führt zu Problemen mit Kopien (Aktualität der Informationen nicht gesichert, hohe Redundanz in der Ablage), Sicherungsstrategien (Einbeziehung vieler Informationsinseln notwendig) und insgesamt zu fehlender Transparenz über den Stand der betrieblichen Wissensbasis ebenso wie die Bearbeitungsprozesse.

ECM: Verbesserung der Effektivität - Die richtigen Dinge tun

Durch den Einsatz von ECM-Systemen wird die Informationsverarbeitung sowohl beschleunigt als auch qualitativ verbessert. Die Inhalte können schnell (im Gegensatz zur Briefpost) und strukturiert (im Gegensatz zum Versenden von E-Mails zwischen einzelnen Ansprechpartnern) ausgetauscht werden. Die einheitliche Klassifikation führt Inhalte zusammen und baut Informationsinseln ab. Durch die Verbindung der Prozesse und Dokumente betont wird, erfolgt die Klassifikation und Verwaltung "neben" der eigentlichen Arbeit im Hintergrund.