ECM: Endlich handeln statt hadern

Das ECM-System unterstützt die Mitarbeiter, indem es Workflows, Rechtestrukturen, Aufbewahrungsfristen und Eskalationsmechanismen für die Bearbeitung verwaltet und so den Informationsfluss steuert. Damit wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter deutlich besser genutzt, da viele manuelle Schritte wegfallen und die Verteilung von Informationen nicht mehr durch den Einzelnen eigenverantwortlich durchzuführen ist.

ECM: Verbesserung der Effizienz - Die Dinge richtig tun

Viele Unternehmen leisten es sich noch immer, hochqualifizierte Fachkräfte zu einem signifikanten Anteil ihrer Arbeitszeit mit einfachen Büroarbeiten auszulasten. Durch ECM-Systeme nimmt der Suchaufwand deutlich ab, da die Informationen anhand der Klassifikation oder Workflows bedarfsgerecht bereitgestellt werden können. Die Abkehr vom Papier mag zwar in Einzelfällen zum Scannen einiger Schriftstücke führen, der zumeist weitaus größere Aufwand für das Ausdrucken, Abheften, Kopieren und Verteilen der selbst erzeugten Unterlagen fällt aber weg.

Durch die höhere Transparenz der Vorgänge muss nicht mehr so oft nachgefragt werden, wo welche Information in welcher Qualität liegt. Sowohl bei der Ablage auf Papier als auch bei der Speicherung auf Dateiservern sind folgende Fragen häufig zu hören:

• Wo ist die Information? (Dies kann auch mehrere Suchen nach sich ziehen, wenn man sich nicht sicher ist, ob die Information als E-Mail, Brief etc. in das Unternehmen kam.)

• Ist diese Information noch aktuell? (Der Klassiker ist hier die Ablage eines Dokuments mit dem Titel: "Vertrag_Final_v03". Das Wort "final" hat damit jede Bedeutung verloren.)

• Gibt es noch weitere Informationen oder hat man alles gefunden? (In vielen Fällen wird hier eine Suche in verschiedenen Ablagebereichen gestartet: Papierarchiv, Gruppenlaufwerk, eigene Festplatte und am besten noch ein Kollege angerufen.)

Dies kostet nicht nur die wertvolle Arbeitszeit des Suchenden, sondern auch die seiner Kollegen, die er fragt und so aus ihren Aufgaben herausreißt. Ein ECM-System schafft hier klare Strukturen - und endlich ein Vertrauen der Mitarbeiter in die unternehmensweite Informationsablage.