ECM-Plattform-Strategie - eine Chance zur IT-Konsolidierung

• Welche Prozesse sollen in Zukunft mit einer ECM-Technologie unterstützt werden?

• Welche bestehenden Anwendungen können ggf. hierdurch abgelöst werden?

• Gibt es Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Anwendungen, das heißt setzen diese eventuell aufeinander auf?

• Welche aktuell laufenden IT-Projekte könnten hiervon betroffen sein?

Es gilt also ein Projektportfolio zu definieren und die Einzelprojekte auf eine kurz-, mittel- und langfristige Zeitschiene "zu setzen".

Eine Projekt-Ideen-Qualifizierung kann üblicherweise in Form einer Potenzialanalyse stattfinden. Hierzu werden die bestehenden Kernprozesse (geschäftskritische Prozesse) und die Querschnittsprozesse (administrative Prozesse) in Form einer High-Level Gesamtübersicht dargestellt und nach ihrem Unterstützungsbedarfs durch ECM-Technologien bewertet. Idealerweise wird für diese Prozesse eine erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (business case) durchgeführt.

Dabei spricht ein business case nicht in jedem Fall für die Einführung einer ECM-Komponente. Erschwerend kommt hinzu, dass nicht jede ECM-Komponente den entsprechenden Reifegrad oder die gewünschte Integration in die vom Hersteller angebotene ECM-Suite besitzt. Hier kann durchaus auch der Einsatz der ein oder anderen best-of-breed Lösung mittel- oder langfristig sinnvoller sein als eine ECM-Komponente. Es gibt daher keinen Automatismus für die schrittweise Einführung sämtlicher ECM-Funktionalitäten. All diese Rahmenbedingungen müssen bei der Erstellung eines ECM-Bebauungsplans beachtet werden.

Wirtschaftlicher Betrieb von konsolidierter IT

Wesentlich für den langfristigen wirtschaftlichen Betrieb und die Weiterentwicklung der ECM-Plattform ist der Know-how-Transfer während der Projektlaufzeit. Nicht immer muss gleich ein Competence Center gegründet werden. Es sollten aber in-house Ressourcen eingeplant werden, die in der Lage sind, eine ECM-Plattform im laufenden IT-Betrieb inklusive Help-Desk zu betreiben und bei Bedarf, Anpassungen und Weiterentwicklungen auch selbständig vorzunehmen. Wenn die Anwendungen implementiert werden, sollte bereits darauf geachtet werden, dass möglichst nahe am Standard umgesetzt wird und Migrationen von Bestandsanwendungen nicht zu 1:1 Kopien führen.