Alle ein- und ausgehenden Dokumente könnten nun elektronisch archiviert werden, und alle Mitarbeiter der KVH, egal in welchen Abteilungen sie tätig sind, hätten prinzipiell auf alle Dokumente Zugriff. Natürlich müssten je nach Funktion die Zugriffsrechte für die Mitarbeiter vorher festgelegt werden.
Vorgesehen ist ferner eine Migration der bestehenden verteilten Papierablagesysteme. Hier müsse, so Rank im Gespräch mit CIO.de Healthcare IT, jedoch noch eine Entscheidung getroffen werden, in welchem Umfang die bisherigen Papierarchive digitalisiert werden.

Zur Auswahl stehen drei Varianten

• Erstens eine komplette, sehr arbeitsintensive Überführung aller bisherigen Papierakten per Einscannen in das DMS;

• Zweitens ab einem Stichtag die digitale Erfassung aller neuen Vorgänge, die alten existieren parallel weiter in Papierform;

• Oder drittens die Integration der alten Akten nur dann, wenn in Einzelfällen auf die früheren Bestände zurückgegriffen werden muss.

Rank koordiniert die Planung und Einführung des DMS, indem er besonders mit Pilotabteilungen und Key-Usern zusammen arbeitet, um die inhaltlichen Anforderungen zu entwickeln und eventuell anzupassen. Während der Projektarbeit hat sich herausgestellt, dass sich die DMS-Aufgaben prinzipiell nicht von denen in anderen wirtschaftlich ausgerichteten Organisationen unterscheiden, berichtet Rank: "Wir versuchen, unsere Verwaltungsstrukturen noch weiter zu verschlanken, indem wir keine parallele Aktenführung mehr haben, weder in Papier- noch in digitaler Form. Damit sparen wir auch Platz ein, was die Lagerung der Akten angeht.“ Und das sei letztlich in der Automobilindustrie oder in einem anderen Wirtschaftszweig genau so angesagt.

Zeit und Ressourcen können eingespart werden, was Ablage und Kopien angeht. Die Arbeit war bisher hauptsächlich papier-basiert und lief nur zum Teil innerhalb der IT ab. Man arbeitete mit unterschiedlichen Programmen, was die bekannte Schnittstellenproblematik nach sich zog: Datenintegration war eher die Ausnahme. Wie Rank berichtet, gab es "sehr viele Insellösungen“ auf Abteilungsebene. Das führte auch dazu, dass Dokumente wieder ausgedruckt werden mussten, weil sie nur so zur nächsten Station im internen Arbeitsprozess weitergeleitet werden konnten.

Die KVH regelt unter anderem die Zulassungsverfahren für Ärzte inklusive der Zeugnisse und sonstiger Bescheinigungen, kümmert sich um qualifikationsbedingte Leistungen für ihre Mitglieder oder um die Abrechnungsunterlagen und Bereitschaftsdienste. Klassischerweise war alles mit Unterlagen in Papierform verbunden und wurde bisher nur teilweise elektronisch erfasst und archiviert – letzteres aber gleich mehrfach und parallel, wie Rank ausführt.