Philipp-Alexander Rank, DMS-Projektleiter bei der Kassenärztlichen Vereinigung Hessen (KVH), definiert das Ziel seiner Arbeit wie folgt: "Im Rahmen der Umstrukturierung der KVH erwarten wir ein beachtliches Optimierungs-Potenzial in der Implementierung eines einheitlichen Dokumentenmanagement-Systems (DMS).“ Die KVH kümmert sich um die Belange der etwa 11.000 niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten in Hessen und organisiert insbesondere das Abrechnungswesen gegenüber den Kassen und den staatlichen Institutionen.

Das hat auch bisher schon funktioniert, allerdings mit einem erheblichen Aufwand an Papiererfassung und -bearbeitung in den einzelnen Abteilungen der KVH. Rank verweist auf unnötige Doppelarbeit, da die Mitarbeiter oft nicht in einem ständigen, IT-gesteuerten Kontakt standen: Dokumente und Akten wurden kaum elektronisch erfasst und weitergeleitet oder unabhängig voneinander kopiert oder per Scanner mehrfach digitalisiert.

Das jetzt eingeführte System soll es dagegen ermöglichten, "in einem einheitlichem System eine gemeinsame, abteilungsübergreifende, datenbank-gestützte Verwaltung elektronischer Dokumente zu verwirklichen“. So könne man auch eine schnellere Bearbeitung von Anfragen aus dem Kreis der Ärztemitglieder durchführen. Ein weiterer Vorteil sei eine direkte Schnittstelle auf IT-Ebene zum parallel in Angriff genommenen CRM-Projekt (Customer Relation Management) bei der KVH.

Rank präzisiert die Vorteile, die die Einführung eines DMS – in diesem Fall von dem Anbieter "d.velop“ – bietet: "Die elektronische Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen und Mitarbeitern wird nicht mehr durch verschiedene, letztlich inkompatible Systeme in Angriff genommen, sondern durch ein gemeinsames Ablagesystem mit einer zentralen Datenbank und einer standortübergreifenden Informationsplattform.“