Die Honorarabrechnungen wurden seit einigen Jahren bereits auf Diskette oder CD an die KVH geschickt und digital bearbeitet. Um die finalen Abrechnungsbescheide „rechtsmittelverbindlich“ zu machen, wurden diese dann ausgedruckt und per Post an die Ärzte und Psychotherapeuten verschickt. Die Verpflichtung der Ärzte, ihre Unterlagen online per Internet an die kassenärztlichen Vereinigungen zu schicken, gilt erst ab 1. Januar des kommenden Jahres 2012.

Leicht verspäteter Einstieg ins digitale Zeitalter

Um intern den kompletten Übergang ins digitale Zeitalter zu gewährleisten, hat das Team von Rank ein Akzeptanz-Management ins Leben gerufen. Die Mitarbeiter müssten die ihnen vertrauten Arbeitsschritte und Prozesse in dem neuen DMS-Verfahren wieder finden. Rank führt aus: "Es bringt selbstverständlich nichts, irgendein DMS-Programm dogmatisch nach Schema F bei der KVH einzuführen. Mit so einem Korsett wäre keinem geholfen.“

Man hat deshalb schon im Vorfeld Informationsveranstaltungen durchgeführt und engen Kontakt mit Key-Usern geführt, um die Anforderungen aller Mitarbeiter zu kennen und zu berücksichtigen. Gleichzeitig wollte man die gegebenen Arbeitsprozesse verschlanken und alte Zöpfe wie Mehrfachbearbeitung der Unterlagen abschneiden.

Mitarbeiter, die auf Grund mangelnder eigener Erfahrungen ein Unbehagen vor einem DMS hatten, sollten sanft auf das neue digitale Zeitalter vorbereitet werden. Angst um den Arbeitsplatz war schon deshalb kein Thema mehr bei der KVH, weil die Beratungsgesellschaft PriceWaterhouse Coopers (PWC) schon vor Jahren die Organisation durchleuchtet und einen Rationalisierungsprozess angestoßen hatte. In dessen Folge war es bereits zu Umstrukturierungen und einem Personalabbau gekommen. PWC hatte auch die Einführung eines DMS angeregt.