Um ein geeignetes System zu finden, hatte die KVH ein Ausschreibungsverfahren durchgeführt, bei dem zunächst etwa 90 Software-Anbieter die nötigen Formulare anforderten. Mehr als 20 von ihnen haben dann ihre Unterlagen eingereicht. Entlang einer Auswahlmatrix und eines Pflichtenheftes, über die Rank aber keine Details preisgeben möchte, hat man dann fünf Hersteller zu Präsentationen und direkten Gesprächen eingeladen. Mehr allgemeine Auswahlkriterien neben den inhaltlichen Anforderungen wie Revisionssicherheit waren die Größe des Anbieters – nicht zu groß und nicht zu klein, sondern "auf Augenhöhe“ sollte er sein –, seine wirtschaftliche Situation und die Lizenzkosten.

Preis-Leistungsverhältnis entscheidender Faktor

Zwei Hersteller sind persönlich gar nicht erschienen, was man als fehlendes Interesse und Mangel an Mitarbeitern interpretiert habe. Mit diesen Firmen wollte man nichts weiter zu tun haben, um spätere Probleme bei Installation oder Wartung von vornherein auszuschließen. Die Funktionen der drei Anwendungen, die noch übrig blieben, unterschieden sich laut Rank nur in Nuancen von einander. Das Preis-Leistungs-Verhältnis wurde so zum entscheidenden Faktor. Man hätte aber eigentlich, so Rank, statt d.3 von d.velop auch ein anderes Programm nehmen können.