ERP-Einführung in China

Viele Unternehmen, die ihre Geschäfte internationalisieren, wollen sich auch in China etablieren. Doch bei der Einführung eines ERP-Systems im Reich der Mitte gilt es, eine Menge verschiedene Aspekte im Blick zu behalten. Neben dem komplizierten chinesischen Rechts- und Steuersystem müssen die Verantwortlichen auch technische Aspekte beachten. Nicht weniger wichtig ist es, die kulturellen Unterschiede sowie lokale Anforderungen und Sprachbarrieren zu berücksichtigen. Folgende vier grundlegenden Punkte müssen Unternehmen bei der Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems in China berücksichtigen.

Chinesisches Steuersystem und Gesetzgebung

"Spricht das System Chinesisch?", ist eine zentrale Frage bei der Suche nach der richtigen ERP-Lösung. Die Finanzbuchhaltung muss den Vorschriften zufolge in chinesischer Sprache (Mandarin) abgewickelt werden. Neben der Buchhaltung erfolgt auch die Kommunikation und Korrespondenz mit den Finanz- und Zollbehörden auf Chinesisch. Es ist allerdings erlaubt, dass die Rechnungslegung ausländischer Unternehmen in einer nichtchinesischen Sprache ausgestellt wird. Das Buchhaltungssystem sollte bei den Finanzbehörden registriert werden und die Zertifizierung des chinesischen Finanzministeriums haben. Dies gewährleistet effiziente Geschäftsprozesse mit den Behörden.

Das Golden-Tax-System: Um zu kontrollieren, dass alle Mehrwertsteuerpflichtigen diese Steuer auch ordnungsgemäß abführen, schreibt das chinesische Steuerrecht eine bestimmte Form für alle Ausgangsrechnungen vor. Es ist nicht erlaubt, eigene Rechnungsformate bei Finanzämtern einzureichen. Vielmehr muss ein von der chinesischen Steuerbehörde entworfenes und festgelegtes Format verwendet werden: das "Golden-Taxation-System", auch "Jinshui" genannt. Dieses Format ist vornummeriert und verbindlich. Die Ausdrucke sind auch unter den Namen "Fapiao" bekannt. Lokale Geschäftspartner akzeptieren nur diese offiziellen Fapiao. Dieses System bildet den einzigen regulären Beleg für jede Steuerrückerstattung. Darüber hinaus sind Lieferantenrechnungen ein Muss, um Vorsteueransprüche angemessen geltend machen zu können.

Kontenrahmen und Konsolidierung: Ein in der Volksrepublik China ansässiges ausländisches Unternehmen muss in der Regel zwei Ausführungen seiner Finanzberichterstattung verwalten: eine entsprechend den Vorschriften gemäß dem PRC GAAP (People Republic of China - Generally Accepted Accounting Principles) und eine zweite für die globale Berichterstattung. Einige Unternehmen müssen zudem auf die Berichte bis auf die Einzelbelegbuchung zurückgreifen, so dass sie auch das Hauptbuch für PRC GAAP und IFRS doppelt verwalten müssen. Der Unterschied zwischen der China-GAAP und IFRS liegt in unterschiedlichen Kontenrahmen und Buchhaltungsprinzipien.

Der chinesische Kontenrahmen schreibt die ersten vier Stellen des Hauptbuch-Kontos und deren Zuordnung als Bilanz- oder GuV-Konto vor. Multinational tätige Unternehmen können zwar ihren jeweiligen Konzernkontenrahmen verwenden. Das lokale Berichtswesen basiert aber auf dem chinesischen Kontenrahmen, so dass ein Mapping zwischen beiden notwendig ist. Folgende Möglichkeiten bestehen hinsichtlich des Kontenrahmens in China:

• Nutzung des Konzernkontenrahmens als operativer Kontenrahmen und des chinesischen Kontenrahmens mit Verweisen auf den Konzernkontenrahmen.

• Nutzung des chinesischen Kontenrahmens als operativer Kontenrahmen und gleichzeitiger Einsatz des Konzernkontenrahmens als alternativer Kontenrahmen.

• Nutzung der lokalen zertifizierten Buchhaltungssoftware und Übertragen der Buchungsdaten aus einem anderen ERP-System in diese lokale Buchhaltungssoftware, wobei das Mapping in einem Konvertierungsprogramm erfolgt.

Finanzberichte: Die Finanzberichte müssen auf eine monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Buchungsperiode ausgerichtet werden. Für das externe Berichtswesen sind diese Berichte anzupassen, sollte das ERP-System die vorgeschriebenen Formen nicht standardmäßig erzeugen können. Dazu ist dann eine Zusatzprogrammierung erforderlich. Für das interne ReportingReporting kann jedes Unternehmen Inhalt und Form der Berichte selbst festlegen. Beim Rollout eines ERP-Systems mittels Konzern-Template müssen jedoch die beschriebenen Besonderheiten in der Projektplanung berücksichtigt werden. Die lokalen wirtschafts- und steuerrechtlichen Gegebenheiten sollten daher bekannt sein. Alles zu Reporting auf CIO.de

Zolllager: Nach China importierte Materialien, die später wieder exportiert oder im Land für die Produktion von Erzeugnissen benötigt werden, die zu einem späteren Zeitpunkt exportiert werden, sowie aus China zu exportierende Erzeugnisse müssen in einem unter Aufsicht der Zollbehörde stehenden Lager verwaltet werden. Nach Prüfung durch die Behörde kommen die Waren in ein Lager unter Zollverschluss.

Das ERP-System muss daher eine getrennte Lagerhaltung und die damit verbundenen Prozesse unterstützen. Materialien unter Zollverschluss werden zum Rechnungspreis bewertet. Rohmaterialien und Erzeugnisse sind außerdem getrennt zu lagern. Das Formular für die Steuerrückzahlung muss Felder wie die Materialnummer, den Warengruppencode (HS-Code) der Zollbehörde, die Nummer des Zollformulars und die Lagernummer enthalten.

Alternativ sollte das ERP-System auch folgende Funktionen unterstützen, um die daraus resultierenden komplexen Prozesse in der Lagerverwaltung abzudecken:

• Die Verwaltung von zwei Materialnummern, das heißt separiert nach Materialien unter Zollverschluss und solchen, die nicht unter Zollverschluss stehen. Diese Lösung bringt jedoch unter Umständen Nachteile in der Stücklistenverwaltung mit sich.

• Die Verwaltung von zwei Lagern beziehungsweise Lagerbereichen, wobei das ERP-System auch eine getrennte Bewertung unterstützen sollte.

• Die Nutzung der Chargenverwaltung für Materialien, damit sich jede Charge über alle Prozesse hinweg verfolgen lässt.