Fiskus durchforstet EDV

EINES IST GEWISS: Ab Januar 2002 dürfen Finanzprüfer bei der steuerlichen Außenprüfung Einblick in die Datenverarbeitung der Unternehmen nehmen. Unklar ist dagegen, welche Daten für die Prüfer zugänglich sind und welche Investitionen auf die Unternehmen zukommen – wenn sie sich bis dahin überhaupt schon mit den neuen „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) vertraut gemacht haben.

Alle steuerrelevanten Daten, die ab dem 1. Januar in der Datenverarbeitung (DV) eines Unternehmens elektronisch anfallen, müssen zehn Jahre lang maschinell auswertbar gespeichert werden; Gleiches gilt für originär in der DV erstellte Daten. „Auf Informationsveranstaltungen habe ich Reaktionen beobachet, die von starkem Interesse bis zu Bestürzung reichten“, berichtet Stefan Bernütz, Senior Manager beim Wirtschaftsprüfer Pricewaterhouse-Coopers. Ähnliche Erfahrungen macht der Leiter des „Competence Centers Business Knowledge“ der Beratungsfirma CSC Ploenzke, Ulf Freiberg: „Die Mehrzahl der Unternehmen weiß noch gar nicht Bescheid.“

Papierausdrucke reichen nicht mehr

Künftig müssen die Daten der Buchhaltung so abgelegt werden, dass sie sich später nicht mehr ändern lassen und die Prüfer darin recherchieren können. Die bisherige Speicherung auf Mikrofilm und die Vorlage von Ausdrucken aus der DV reichen dem Finanzamt nicht mehr. Allerdings gilt die Digitalisierungspflicht nicht für Papierdokumente; sie können auch weiterhin abgeheftet oder auf Mikrofilm festgehalten werden.

Am bisherigen Umfang der Steuerprüfung ändern die GDPdU nichts. So dürfen Prüfer nur die Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung elektronisch einsehen – allerdings auch alle steuerrelevanten Daten aus anderen Firmenbereichen. Doch welche Daten anderer Abteilungen müssen nun archiviert werden? Was sind steuerrelevante Daten, welche davon unterliegen dem DatenschutzDatenschutz? Albert Kraus, Sprecher der „Deutschen SAPSAP Anwendergruppe“ (DSAG), weist auf den Interpretationsspielraum hin: „Daten, die heute für das Finanzamt nicht von Interesse sind, können durch neue Vorgaben relevant werden.“ Um in dieser Frage Klarheit zu schaffen, hat die DSAG im September einen Arbeitskreis gegründet. Der will bis Ende des Jahres in Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden und aus den Erfahrungswerten von Firmen Basisrichtlinien entwickeln. Alles zu Datenschutz auf CIO.de Alles zu SAP auf CIO.de