Fiskus durchforstet EDV

Prüfer wollen Datenstrukturen sehen

Um eine Trennung der Daten zu gewährleisten, müssen alle Verknüpfungen sowie die Datenorganisation in der Firmen-DV überdacht und neu geregelt werden. Zudem reicht es künftig nicht mehr aus, nackte Datensätze zu präsentieren. „Die Prüfer möchten in die Daten und die Strukturen schauen, um die Zusammenhänge von Vorgängen zu überblicken“, sagt Lothar Leger vom Verband „Organisations- und Informationssysteme“ (VOI). Deshalb rät Freiberg von CSC Ploenzke: „Sauber zu planen ist entscheidend. Nur mit Software löst man das Problem nicht.“

Genauso wenig geht es natürlich ohne Änderungen an der Software: Das Buchhaltungsprogramm muss künftig in der Lage sein, die Trennung der Daten sicherzustellen und den Archivierungszeitraum von zehn Jahren zu gewährleisten. Die laufende Buchhaltung kann nicht alle Altdaten vorhalten, weil sonst die Performance des Systems eine zu große Belastung wäre.

Strittig hingegen ist, ob und welche Investitionen in neue Soft- und Hardware erforderlich sind. Anbieter von Archivierungs- und Dokumentations-Software erwecken in Pressemittelungen zum Teil den Eindruck, Unternehmen müssten kurzfristig Geld in unbekannter Höhe ausgeben. „Das ist die Verunsicherung einiger Archivanbieter“, sagt Peter Busch, Projektleiter GDPdU bei SAP. Neuanschaffungen seien in erster Linie abhängig von der jeweiligen Systemlandschaft. SAP etwa stelle seinen Kunden Tools bereit, so dass nicht in allen Fällen Mehrkosten entstünden.

Auch die technische Umsetzung muss sinnvoll geplant werden. Ein gesundes Misstrauen gegenüber schnellen Lösungen ist angebracht. „Es reicht nicht aus, irgendeine Billiglizenz zu kaufen“, sagt Freiberg. Aus technischer Sicht wird die Umsetzung aber zu bewältigen sein; daran zweifeln Insider nicht: „Wir hören von Software-Firmen, dass es keine großen Probleme gibt“, sagt Stefan Grosse, Sprecher des „Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und Neue MedienMedien“ (Bitkom). Die vorschriftsmäßige digitale Archivierung aller relevanten Daten ab 1. Januar nächsten Jahres dagegen bereitet vielen Unternehmen – neben der neuen Datenorganisation – größere Sorgen. Da die erste Außensteuerprüfung jedoch frühestens Anfang 2003 stattfindet, verlängert sich die Umstellungsfrist praktisch um ein Jahr. Top-Firmen der Branche Medien