Funktionalitäten eines "echten" Wissensmanagements
Inhalte wirklich finden
Versionierung verwaltet verschiedene Varianten und bestimmte Versionen von Dokumenten. Dank der Versionierung kann etwa nachvollzogen werden, wer was wann verändert hat. Die verschiedenen Versionen eines Dokumentes werden archiviert und können so miteinander verglichen werden. Alle Benutzer sind dabei grundsätzlich registriert, der Zugriff erfolgt rechte- und rollenbasiert.
Unternehmen, die ein professionelles DM-System mit guten Suchfunktionen einsetzen, können nur gewinnen. Sie sind damit nicht nur in der Lage, das gesamte Wissen ihrer Mitarbeiter effektiv zu nutzen, sondern verbessern auch die Firmenkultur, weil Informationen Einzelner nun dem ganzen Unternehmen zur Verfügung stehen.
Die wichtigsten ECM-Funktionalitäten im Überblick
Das oberste Ziel von ECM ist es, verstreute und unterschiedlich positionierte Ansätze wie Dokumenten-Management, Workflow, Collaboration, Archivierung oder Dokumentenaustausch zu integrieren und aufeinander abzustimmen. Die Zusammenstellung all dieser Teillösungen zu einer Rahmenarchitektur für Dokumente und Geschäftsprozesse ist die eigentliche Innovation von ECM.Die ECM-Leitorganisation AIIM schlägt fünf Komponenten vor, aus denen eine solche Rahmenarchitektur besteht und die zusammen kombiniert ein vollständiges ECM-System ergeben. Die fünf Komponenten sind im Einzelnen:
1. Capture: Erfassung von Information. Dabei werden zum Beispiel Erkennungstechnologien wie OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) oder OMR (Optical Mark Recognition) eingesetzt.
2. Manage: Bearbeitung und Nutzung der Information. In der Manage-Komponente werden die im Capture-Prozess erfassten Informationen administriert, bearbeitet und genutzt. Zur Manage-Komponente gehören die fünf Anwendungsfelder Dokumenten-Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow.
3. Store: Speicherung. Die Store-Komponente speichert die Daten, die nicht für eine langfristige Archivierung vorgesehen sind, zeitlich begrenzt.
4. Preserve: Archivierung. Die Komponente Preserve ist auf die langfristige, sichere Archivierung von Daten ausgelegt. Die Informationen müssen stabil, geschützt und in vielen Fällen unveränderbar aufbewahrt werden. Dabei sind auch die rechtlichen Vorgaben für die Archivierung von Dokumenten zu beachten.
5. Deliver: Bereitstellung. Die Deliver- oder Ausgabe-Komponente stellt die Informationen aus den Manage-, Store- und Preserve-Komponenten bereit. Sie wird auch als Output-Management bezeichnet. Aufgabe der Deliver-Komponente ist es, die Informationen für den Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen