Funktionalitäten eines "echten" Wissensmanagements
Inhalte wirklich finden
Oracle | Universal Content Management | www.oracle.com/products/middleware/content-management/universal-content-management.html |
SAP | Netwaeaver | www.sap.com/germany/plattform/netweaver/index.epx |
Open Text | Open Text | www.opentext.de |
EMC | Documentum | |
IBM | Websphere, Filenet | www-01.ibm.com/software/de/ |
Microsoft | Office Sharepoint Server | http://office.microsoft.com/de-de/sharepointserver/FX100492001031.aspx |
Das Wiederfinden eines Dokumentes erfolgt in der Praxis aber weniger über Ordner und Dateinamen, sondern fast ausschließlich über das Recherchieren in einer Datenbank. DM-Systeme müssen deshalb Funktionen bereitstellen, die das Erfassen und Archivieren von Dokumenten ermöglichen, um später dann gezielt darauf zugreifen zu können.
Im DMS-Umfeld wird grundsätzlich zwischen dem physischen (Papier-) Dokument und dem digitalen Dokument unterschieden. Physische Dokumente liegen in der Regel in Papierform oder anderen analogen Formaten vor. Die im Dokument enthaltenen Informationen können nur persönlich verarbeitet werden. Sie lassen sich jedoch durch Scanner in eine digitale Form überführen.
Dokumente sind längst nicht alle digitalisiert
Um Medienbrüche zu vermeiden, wird heute in vielen Unternehmen eine komplette Digitalisierung angestrebt. Bei den digitalen, direkt elektronisch weiterverarbeitbaren Dokumenten wird zwischen "Non-Coded-Information"-Dokumenten (NCI) und "Coded-Information"-Dokumenten (CI) unterschieden.
NCI-Dokumente sind digitalisierte Abbilder, also Faksimiles, des papiergebundenen Originals. Sie können zwar auf dem Computer-Monitor oder dem Drucker reproduziert werden, eine weitere maschinelle Verarbeitung oder Interpretation ist jedoch nicht ohne zusätzliche Software-technische Nachbearbeitung möglich. Der Grund: Wird ein Papierdokument eingescannt und als Datei abgespeichert, liegt nur ein Rasterbild vor, das aus einer Folge von Pixeldaten besteht. Um die Datei elektronisch bearbeitbar zu machen oder sie beispielsweise per Volltextsuche wieder zu finden muss das NCI-Dokument mittels OCR-Software (Optical Character Recognition) in CI-Dokumente transferiert werden.