Funktionalitäten eines "echten" Wissensmanagements
Inhalte wirklich finden
Die Schlagworte werden getrennt von den Dokumenten in einer Datenbank gespeichert. Die Summe der Schlagworte eines Dokuments ergibt das Dokumentenprofil. Zu einem späteren Zeitpunkt kann ein Dokument bei einer Recherche über ein einzelnes oder eine Kombination von Schlagworten wiedergefunden werden.
Die Erstindizierung erfolgt in Abhängigkeit von der Art des Dokumentes und dessen Umfang entweder manuell, teil-automatisch oder automatisch. Bei der automatischen Indexierung übernimmt der Rechner die Verschlagwortung. Diese wird häufig bei CI-Dokumenten in Form einer automatischen Volltextindexierung eingesetzt. Dabei werden bis auf unbedeutende "Stoppwörter" - zum Beispiel "der, die, das" "und", "in" oder "auf" - alle Wörter eines Textes in den Index aufgenommen.
Schlagworte exakt wählen
Bei NCI-Dokumenten muss manuell indexiert werden. Die Art und Anzahl der dabei verwendeten Attribute ist abhängig vom Inhalt und dem Einsatzzweck des Dokuments. Für das Auffinden einer Rechnung sind beispielsweise die Rechnungs- und Kundennummer ausreichend, während technische Zeichnungen mit wesentlich mehr Attributen versehen werden sollten. Da die Verschlagwortung mit beliebigen Wörtern sehr ungenau ist, sollten diese besser einem kontrollierten Vokabular - wie etwa der Schlagwortnormdatei - entnommen werden.
Weitere, wesentliche Eigenschaften von DM-Systemen sind Check-In- und Check-Out-Funktionen und die Versionierung. Check in sorgt dafür, dass ein Dokument exklusiv durch einen Mitarbeiter bearbeitet werden kann. Beispielsweise kann ein Workflow verschiedenen Mitarbeitern nacheinander ein Dokument zur Bearbeitung vorlegen. Dieses wird aus dem Archiv editierbar geöffnet und in einem separaten Bereich für den Bearbeiter gespeichert (Check in). Andere Mitarbeiter können das Dokument zur Bearbeitungszeit zwar einsehen, dieses aber nicht verändern. Erst nachdem es aufbereitet und die aktuelle Version des Dokuments im Archiv gespeichert ist, ist der Zugriff zur weiteren Verwendung wieder möglich (Check out).