In das neue System pflegte die BayWa jeden Artikel mit maximal 25 Attributen ein. Bei einer Schraube sind das zum Beispiel die Attribute DIN, Durchmesser, Stärke, Länge Härte, Material, Oberfläche, Gewindesteigung, Kopfform und Schaftlänge. Bei einem Rasenmäher werden aber andere Attribute erfasst wie Typ, Fabrikat, Leistung in KW und PS, Treibstofftyp, Arbeitsbreite, Antrieb und Startertyp.

900 Attribute

Das führte dazu, dass insgesamt fast 900 unterschiedliche Attribute zum Tragen kommen. Um die Informationen besser verwendbar zu machen, unterschied der Konzern beim Einpflegen zwischen reinen Produktinfos, umweltrelevanten oder logistischen Elementen. Auch wurde im Datenmodell definiert, welche Teile darin publikationsrelevant sein sollen.

"Für uns ist ein Stammdatensatz gut, wenn er nicht nur viele Informationen in sich trägt, sondern diese gut strukturiert sind. Gegenseitige Abhängigkeiten müssen auf den unterschiedlichen Ebenen definiert sein", erklärt Baumann. Nach knapp zwei Jahren war die erste große Hürde genommen: Rund 60.000 der aktiven Datensätze werden seit 2007 ausschließlich und zentral über das PIM-System gesteuert. Nach und nach soll das Programm alle 650.000 aktiven Datensätze managen.

Trotz der Unterstützung durch das PIM war der manuelle Aufwand für die Datenbeschaffung groß. Hier war die BayWa Technik auf ihre rund 300 Händler angewiesen. Eine wesentliche Aufgabe des Projekts bestand darin, diese zu überzeugen, dass die Bereitstellung vollständiger Stammdaten für alle an der Prozesskette Beteiligten zukunftsweisend ist. "Wir haben immer wieder das Gleiche gepredigt wie der Pfarrer in der Kirche: Wir brauchen vollständige und aktuelle Stammdatensätze", erinnert sich Baumann. Unter den 300 Lieferanten sind nur wenige Konzerne, die meisten mittelständische bis kleine Hersteller.

Nur wenige Partner schickten ihre Daten vollständig, pünktlich, im richtigen Format, geschweige denn regelmäßig. Viele hielten ihre Daten in unterschiedlichen Formaten vor, teilweise sogar zu einem einzigen Produkt. Erst schrittweise vervollständigte sich der digitale Überblick. Ein entscheidender Vorteil dabei war die Kooperation innerhalb der einzelnen Bereiche der genossenschaftlich organisierten BayWa. Diese drängten die Geschäftspartner, ihre Daten nach denselben Anforderungen zu liefern. Immerhin war der Aufwand einmalig für alle Teilmärkte und nicht zuletzt konnten auch die Lieferanten von sauberen Datensätzen profitieren.