2005 entschied der Konzern, seine Artikel-Stammdaten zentral zu managen. Die RI Solution GmbH, IT-Dienstleister des BayWa-Konzerns wurde mit der Auswahl eines geeigneten Systems und mit der Umsetzung beauftragt. Helmut Baumann, Leiter Business Relationship Management Deutschland der RI Solution, erinnert sich: "Wir brauchten ein Werkzeug, das unseren Mitarbeitern, Partnern und Kunden einen Überblick über alle Produkte und Artikel verschafft. Doch schon damals waren das über zehn Millionen. Ein gigantischer Datenberg lag vor uns." Ein Großteil der Produkte sind Ersatzteile. Da Traktoren oft mehr als 30 Jahre in Betrieb sind, ist die Summe der verschiedenen Ersatzteile und damit der zugehörigen Stammdaten enorm.

Millionen Ersatzteile zentral erfassen

Eine weitere Hürde: Über die Jahre haben sich Artikelnummern vieler Produkte und Ersatzteile mehrfach geändert. Dennoch sollte jedes Produkt auffindbar und eindeutig identifizierbar sein. Wie lassen sich Millionen von Ersatzteilen zentral erfassen? Zunächst musste ein Überblick geschaffen werden: Von den Millionen Artikeln forderten die Kunden nur etwa fünf bis zehn Prozent regelmäßig an. Daher wurden zunächst alle verfügbaren Daten in eine Vorratsdatenbank geladen. Da die Datensätze unvollständig waren bearbeitete die RI Solution sie weiter, komplettierte sie und machte sie so für diverse Zwecke verfügbar.

Dies erfolgt heute zu 99 Prozent mit einem selbstentwickelten Konvertierungsprogramm, das die verschieden gelieferten Daten in einheitlichen Formaten ablegt. Über ein weiteres Programm können die Mitarbeiter von der Verkaufstheke aus Artikel im ERPERP anlegen und auflisten. Durch die Verknüpfung der Strukturen gelingt es auch, alle relevanten logistischen Daten - verkaufs- wie einkaufsseitig - automatisch zu ergänzen. Alles zu ERP auf CIO.de

Die am meisten genutzten rund zehn Prozent der ERP-Daten wiederum werden im SAPSAP (heute ECC 6.0) gekennzeichnet und über eine Schnittstelle an das Product-Information-Management-(PIM-)System übergeben. Als neutrale Datenbasis entschied sich RI Solution für die Plattform "Step" von Stibo Systems aus. Alles zu SAP auf CIO.de

Das PIM ermöglicht unter anderem eine automatische Übernahme in ein zuvor angelegtes Modell, prüft Plausibilitäten und erkennt diverse Standards wie Eancom (ein Subset des Edifact-Standards) oder e-class (Standard für Produkt- und Dienstleistungsspezifikationen). Es berücksichtigt auch verschiedene Artikelnummern für ältere Ersatzteile, da zahlreiche Verknüpfungen innerhalb des Systems die genaue Identifizierung ermöglichen.