Das neue Bezahlverfahren reagiert nicht nur flexibel auf steigenden Verbrauch, sondern legt jetzt auch keine Untergrenze mehr fest: Die Kosten für den SAP-Betrieb skalieren tatsächlich parallel zu Auftragslage und Umsatz nach oben und unten. „Genauso wie für den Strom bezahlen wir jetzt nur für die tatsächlich in Anspruch genommene Leistung. Damit können wir unsere IT-Kosten weiter variabilisieren“, sagt Höwener. 40 Prozent von Keipers IT-Budget entfallen bereits auf variable Kosten.

SAP-Kosten richten sich nach SAP-Nutzer und Speichervolumen

Auf fünf Jahre Laufzeit ist der Vertrag ausgelegt. Weil Keiper davon ausgeht, dass die Zahl der SAP-Nutzer in den nächsten Jahren relativ konstant bei 1600 liegen wird, entschied sich das Unternehmen bei der Vertragsverlängerung für eine Änderung der Abrechnungsparameter: Die monatlichen Kosten für den SAP-Betrieb richten sich jetzt nach der Zahl der SAP-Nutzer und nach dem genutzten Speichervolumen. Den „Verbrauch“ der beiden Leistungseinheiten liest HP jeweils an einem Stichtag ab, dieser Wert ist die Grundlage für die Abrechnung.

Die regelmäßig Überprüfung und Priorisierung sämtliche IT-Produkte, von der Hardware bis zu prozessunterstützenden Anwendungen hinsichtlich ihrer strategischen Bedeutung für das Unternehmen, ist bei Keiper wesentlicher Bestandteil der IT-Strategie. „Wir kennen in der IT jeden Euro. Wir wissen genau, was uns welche intern erbrachte Leistung kostet – und haben damit die kalkulatorische Grundlage für jede Art von Make-or-Buy-Entscheidung“, sagt Geschäftsführer Kellinghusen. „So sind wir zu dem Schluss gekommen, dass die SAP-Infrastruktur von einem externen Dienstleister betrieben werden soll, weil wir mit unserer internen IT-Organisation den SAP-Betrieb nicht zu dem am Markt angebotenen Preisen liefern können.“

Das Applikations-Management bleibt im Haus

Dabei ist lediglich der Betrieb der Infrastruktur - Hardware, Betriebssysteme und Datenbanken – in das HP-Rechenzentrum ausgelagert. Um die SAP-Anwendungen jederzeit an veränderte geschäftliche Anforderungen anpassen zu können, liegt das Applikations-Management nach wie vor in den Händen des Automobilzulieferers; Anwendungen, Updates, Erweiterungen und Customizing der weltweiten SAP-Infrastruktur erledigen die IT-Mitarbeiter bei Keiper selbst.

Die Schnittstelle zum Service-Provider HP bildet ein web-basiertes, automatisiertes System, das die interne Abwicklung samt aller erforderlichen Abläufe bei HP steuert. Mit seiner monatlichen Rechnung erhält Keiper auch einen Bericht über die verbrauchte Ressourcen sowie die Einhaltung der insgesamt zwölf vereinbarten Service Level Agreements (SLAs).