Einen besonderen Stellenwert innerhalb der 18 Testkriterien maß Baumgarten auch der Fähigkeit des Tools zu, Inhalte dezentral indexieren zu können. Denn die alte Suchmaschine ermöglichte lediglich das zentrale Indexieren: Bei der Lösung schaut Baumgarten von Penzberg aus auf alle Server in den anderen Standorten wie Mannheim oder Indianapolis und erstellt einen zentralen Index. Startet ein Kollege aus Rio eine Suche, wird die Anfrage nach Penzberg geleitet und beantwortet. Dafür muss die ganze Information über das Netz nach Penzberg laufen, was viel Netztraffic erzeugt und somit Zeit und Geld kostet. "Bei so einer Lösung muss man sich genau überlegen, wo der Server stehen soll, damit möglichst wenig über das Netz läuft und alle Mitarbeiter schnell Antworten erhalten", so Baumgarten. Die neue Lösung musste also zumindest regional indexieren können.

Der Testsieger

Letztlich entsprach die Suchmaschine K2 von Verity am meisten den Ansprüchen von Roche Diagnostics. "Jetzt sind die Indizes auf verschiedenen Servern verteilt. Es gibt aber weiterhin einen Meta-Index, der alle Indizes zusammenfasst", sagt Baumgarten. Er warnt jedoch vor einer Verallgemeinerung der Ergebnisse: "Es gibt nicht die eine passende Lösung für alle Unternehmen. Das hängt immer von den speziellen Anforderungen und Bedingungen in jeder Firma ab."

Eine wesentliche Erkenntnis des Tests war, dass die Technik der Suchmaschinen mittlerweile ausgereift ist. "Suchmaschinen sind an einem Punkt angelangt, wo sie nicht mehr limitiert sind. Ich musste schon auswählen, welche Features wir überhaupt einsetzen wollen", so Baumgarten.

Eines dieser Features ist die Metasuchmaschine. Denn es wäre zu aufwändig, bereits integrierte Spezialsuchmaschinen in bestehenden Anwendungen in eine neue Suchmaschine zu überführen. Künftig will Roche mehrere Suchmaschinen an den Federator anbinden. Allerdings will Baumgarten nicht das SAPSystem an den Federator anschließen. "Theoretisch wäre das möglich, aber wir müssen einen vernünftigen Weg finden zwischen Aufwand und Nutzen. Eine SAP-Anbindung wäre zu komplex."

Doch ob mit oder ohne Metasuche, die Qualität der Treffer hängt viel entscheidender davon ab, dass Mitarbeiter die Dokumente mit möglichst vielen Meta-Informationen versehen. Denn nur so findet ein Mitarbeiter unter 500 Treffern die drei gesuchten Dokumente. Baumgarten: "Unser Konzept ist es deshalb, nur registrierten Inhalt zu durchsuchen."