Simple Lackmusstreifen reichten Laboranten früher, um Flüssigkeiten zu prüfen: Säuren färbten sie rot und Basen blau. Das Datenvolumen stieg in der Humandiagnostik jedoch in den vergangenen beiden Jahrzehnten exponenziell. Schon in Kürze werden die Analyseautomaten des Medizintechnikunternehmens Roche Diagnostics nicht nur klassische Tests abarbeitern, sondern auch Eiweißmoleküle mit Verfahren der molekularen Biochemie bestimmen: Die Menge an Informationen explodiert damit noch einmal. Dies gilt nicht nur für Labordaten, sondern auch für viele andere Informationen, die Roche-Mitarbeiter für das tägliche effiziente Arbeiten benötigen.

So setzt das Penzberger Unternehmen seit Mitte der 90er-Jahre eine professionelle Suchmaschine ein, um Daten schneller zu finden. Ende 2003 kündigte jedoch Anbieter Verity an, sein Produkt Portal One nicht mehr zu unterstützen. "Mit dem Risiko konnten wir nur eine gewisse Zeit leben", erläutert Horst Baumgarten, Leiter der Abteilung Informationsmanagement im Geschäftsbereich Centralized Diagnostics bei Roche Diagnostics.

Um eine passende Alternative zu finden, initiierte er im ersten Halbjahr 2004 ein Suchmaschinen-Benchmarking. Diesen Vergleich führte er mit zwei weiteren Unternehmen durch, die ebenfalls Mitglieder in dem von ihm vor drei Jahren ins Leben gerufenen Verity-Anwenderkreises sind. "Mit dem Benchmarking habe ich mich erheblich wohler gefühlt, als wenn wir einfach nur die nächste Version gekauft hätten. So war es professioneller", resümiert Baumgarten.

Die Auswahl der getesteten Suchmaschinen beruhte auf eigenen Erfahrungen, Marktanalysen sowie Diskussionen mit Kollegen des Roche-Konzerns. Lösungen mit ähnlich hohen Lizenzkosten wie die der alten Verity-Version schieden von vornherein aus. Die Gesamtkosten für Lizenzen und zusätzliche Investitionen wären zu hoch gewesen. "Der Umstellungsaufwand für eine Suchmaschine eines neuen Anbieters ist erheblich. Sie benötigt immer eine neue Infrastruktur und sehr viele Schnittstellen müssen neu programmiert werden", begründet Baumgarten.

Letztlich fiel die Wahl auf neun Suchmaschinen, die nach 18 Kriterien getestet wurden (siehe Kasten auf Seite 34). Innerhalb dieser Kriterien legte Baumgarten besonderen Wert auf Indexierungsmöglichkeiten, Suchgeschwindigkeit, einfache Benutzerverwaltung sowie die Tool-Verwaltung. "Das Verwaltungs-Tool ist für uns wichtig, weil wir damit die Suche steuern und administrieren können", erklärt Baumgarten. Dazu zählt besonders, Anwender zu authentifizieren. "Auf spezielle Dokumente dürfen nur bestimmte Mitarbeiter und Abteilungen zugreifen. Dafür muss die Suchmaschine mit Active Directories und Nutzverwaltungs-Tools zusammenarbeiten können." Auch musste die Software mehr können, als alle Dokumente zu durchforsten und Ergebnisse blind aufzulisten. "Wir suchten keinen einfachen Crawler, der Dateien anzeigt, die wir gar nicht mehr finden wollen", grenzt Baumgarten ein.