Deswegen müssen alle Site-Verantwortlichen ihre Homepages anmelden, bevor sie durchsucht werden. "Wir registrieren nur Homepages, wenn sie unseren Konventionen entsprechen. Dann tragen wir sie in die URL-Datenbank ein", erklärt Baumgarten. Jede Suche beginnt in der Internet-Adress-Datenbank, die auch Informationen darüber enthält, welche Datenbanken, Inhalte oder Dokumenten-Management-Systeme hinter einer Site stehen. Heute durchsucht Roche Diagnostics im Intranet weit über 1000 Homepages und Anwendungen mit mehr als einer dreiviertel Million dahinter liegenden Dokumenten.

Theoretisch ließe sich noch intelligenter suchen, so dass ein Mitarbeiter mit nur einem Stichwort sofort seine gesuchten Informationen findet. Allerdings müssten dazu möglichst viele Mitarbeiter möglichst viele Metainformationen vergeben, manchmal auch nicht standardisierte Metadaten. "Ab einem bestimmten Punkt schlägt diese Pflicht zum Ausfüllen von Metatags in Unproduktivität um und lähmt das Unternehmen", so Baumgarten. "Ein hundertprozentig wasserdichtes System wird es nie geben. Der Kontrollaufwand wäre gigantisch und nicht sinnvoll."

Um eine Basis an Metadaten im Unternehmen zu gewährleisten, trifft er sich jährlich mit den weltweiten Content-Owern. Dort beraten sie, wie man Meta-Tags gut ausfüllt und wie sie aussehen müssen, damit die Mitarbeiter die richtigen Dokumente schneller finden.

Reizthema Taxonomien

Auf diesen Treffen definieren die Teilnehmer auch, nach welchen Regeln Dokumente klassifiziert werden. Diese so genannten Taxonomien sind ein stark diskutiertes Reizthema. "Unternehmen wie Roche haben ja - anders als Anbieter wie GoogleGoogle behaupten - schon sehr viele formalisierte Regeln", erklärt Baumgarten. "Der Input ist seit etlichen Jahren sehr standardisiert." Alles zu Google auf CIO.de

Von automatisierten Taxonomien, wie sie viele Hersteller anpreisen, hält er wenig. Denn ihre Grenzen treten schnell bei dynamisch erzeugten Daten auf: "Es macht den Anwender wahnsinnig, wenn er nicht jeden Tag auf dem Bildschirm dieselben Felder auf der Website findet, weil das automatische Tool das verändert hat." Deswegen sollten Unternehmen die ersten zwei bis drei Ebenen manuell festlegen, rät er. Darunter könnten dann automatische Tools laufen.