Lizenz-Management: Vernachlässigtes Stiefkind in Unternehmen

Ist das Thema Lizenz-Management wenigstens organisatorisch erfasst, beschränkt es sich zumeist auf eine simple Verwaltung der Beschaffung - faktisch eine Bestandsverwaltung in den vorhandenen Prozessen. Von einer aktiven Steuerung mit einer strategischen Ausrichtung, wie das in anderen Asset Managements Standard ist, ist man oft weit entfernt. Dass Lizenzen zudem ganz andere, spezielle Anforderungen mit sich bringen, wird dabei völlig übersehen.

Software konsolidieren und dadurch Kosten optimieren

Bei der Einführung eines professionellen Lizenz-Managements ist ein weiteres wichtiges Spannungsfeld zu beachten: Die unterschiedlichen Zielrichtungen einzelner Abteilungen innerhalb eines Unternehmens. Während das Controlling die Kosteneffizienz vor Augen hat und darauf drängt, möglichst wenig Lizenzen zu erwerben, um Überlizenzierung zu vermeiden (mit der sehr realen Gefahr von rechtswidriger Unterlizenzierung), hat die Revision die gegensätzliche Stoßrichtung: Diese wirkt eher darauf hin, einen Puffer an Lizenzen zu besitzen, um auch Grenzfälle und unerwartete Sondersituationen lizenzrechtlich einwandfrei abfedern zu können. Diesem Widerspruch begegnen unsere Berater regelmäßig, und oft entscheidet die jeweils beauftragende Abteilung das Projektziel, "Kostenoptimierung und Software-Konsolidierung" oder "rechtlich einwandfreies Lizenz-Management". Aufgabe der Berater ist es, darauf hin zu wirken, dass beide Felder ausreichend berücksichtigt und bedient werden.

Aspekten der Kostenoptimierung kann mit einer gründlichen Software-Konsolidierung entsprochen werden. Im Durchschnitt sind in Unternehmen ab etwa 1.000 Mitarbeitern rund 500 bis 800 verschiedene Software-Pakete im Einsatz. Hier können Einsparungen von bis zu 20 Prozent realistisch erzielt werden. Mit der Reduzierung der unterschiedlichen Software-Produkte und weiteren Maßnahmen können nicht (optimal) genutzte Potenziale realisiert, die Effizienz gesteigert und zusätzlich erhebliche Skaleneffekte erzielt werden.

Ein organisatorisches Lizenz-Management macht sich schnell auf der Kostenseite positiv bemerkbar, vor allem bei zukünftigen Anschaffungen und Neuverhandlungen von Verträgen. Hier können zentral verankerte Rollen mit gebündelter Erfahrung hinsichtlich der Anforderungen des Unternehmens und Expertise in der Lizenzverwaltung helfen, eine verbesserte strategische Ausrichtung des Lizenzumgangs zu erwirken. Mit Hinblick auf die erhebliche Bedeutung der Software-Kosten in den heutigen IT-Budgets eine essentielle Funktion der Unternehmenssteuerung.

'Den rechtlichen Anforderungen an ein Lizenz-Management nachzukommen ist weniger trivial. Ohne spezielles Lizenz-Know-how und die breite Erfahrung aus solchen Projekten, tun die Unternehmen sich schwer einen erfolgreichen Projektabschluss zu erzielen. Hier gilt es die beteiligten Prozesse zu betrachten, die sich in der Regel über mehrere organisatorische Bereiche erstrecken (IT, Einkauf etc.). Das Unternehmen muss sich intensiv mit der vorhandenen Verwaltung von Lizenzen auseinandersetzen und die Prozesse dahingehend anpassen, dass ein stringentes Lizenz-Management gewährleistet ist. Pflicht ist, stets die Übersicht über den Lizenzbestand und -bedarf zu haben und neben den Beständen auch die Nutzung zeitnah nachweisen zu können und damit ein Audit mühelos zu absolvieren.