Die Nachteile liegen auf der Hand. Wenn Knowledge Worker Zugriff zu einer Vielzahl von Tools haben, kann sich das zum Zeitfresser entwickeln. Davenport zitiert eine Umfrage, laut der ein Knowledge Worker ein Viertel seiner Zeit mit der Suche nach Informationen verbringt. Häufig haben die Angestellten nie Trainings in Wissensmanagement absolviert und wissen deshalb oft nicht, wie man Daten- und Analyse-Tools richtig nutzt.

50 Mal am Tag E-Mails abrufen

Wenn viel zu viele Tools im Einsatz sind, macht das nicht unbedingt produktiver. Eine Studie ergab, dass Knowledge Worker täglich mehr als 50 Mal ihre E-Mails abrufen, 77 Mal Instant Messaging benutzen und mehr als 40 Internetseiten aufrufen.

Strukturiert ein Unternehmen den Zugang zu Produktivitäts-Tools anstatt den Mitarbeitern die Auswahl aus der gesamten Palette zu ermöglichen, steigt die Produktivität messbar an. Wenn Unternehmen festlegen, welcher Knowledge Worker welche Tools benutzen darf, erhöht das die Produktivität häufig um bis zu 50 Prozent. Gemessen wurde in diesem Fall, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitabschnitt erledigt wurden. Begründet wird das so, dass Angestellte weniger abgelenkt sind und keine Zeit mehr mit Suchen verschwenden.

Wenn Unternehmen sich für den regulierten strukturierten Ansatz entscheiden, erleichtert das die Kollaboration und das Koordinieren von Aufgaben. Mitarbeiter und Gruppen können so leichter in Prozesse eingebunden werden. Andere Systeme unterstützen Manager bei der Entscheidungsfindung.

Nachteilig an diesem Ansatz ist, dass er bei den Mitarbeitern häufig nicht gut ankommt. Durch die festgelegten Strukturen und Tools fühlen sich viele von ihnen eingeengt und wünschen sich mehr Freiheiten. Manche Unternehmen berichten, dass der Widerstand der Mitarbeiter nach einer Eingewöhnungsphase abnimmt.