Die Behörden bewältigen das Thema VBS nicht allein. 88 Prozent aller Befragten arbeiten mit externen Fachleuten zusammen. Zwei Drittel aller Behörden stufen die externe Unterstützung denn auch als wichtig bis entscheidend ein.

Ein genauer Blick auf die Art der Zusammenarbeit mit Experten von außen zeigt, dass die Behörden meist bei der Konzeptionserstellung (67 Prozent) und bei der technischen Umsetzung (60 Prozent) externe Unterstützung anfordern. Mit 36 Prozent der Nennungen wird auch bei der Ausschreibung und Produktauswahl von mehr als jedem dritten Befragten auf externe Fachleute zurück gegriffen.

Nicht nur IT-Referenten für VBS verantwortlich

Die Verantwortlichkeiten sind je nach Verwaltungsebene unterschiedlich zugeteilt: Während in Bundesbehörden die Organisationsreferate stärker für VBS zuständig sind als die IT-Referate, liegt das Thema bei den Kommunen und auf Landesebene bei den IT-Referenten.

Die Analysten gehen davon aus, dass sich Vorgangsbearbeitungssysteme in der öffentlichen Verwaltung zu einer Kernanwendung von E-Government entwickeln. Als konkrete nächste Schritte sehen sie die Anbindung von elektronischen Formular-Management-Systemen, der elektronischen Signatur und von Bezahlverfahren.

Als Grundlage jeden Vorgangsbearbeitungssystems in der öffentlichen Verwaltung gilt das Konzept "Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang" (DOMEA), das die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung entwickelt hat.