Nutzung privater E-Mails im Unternehmen

Der Arbeitgeber wird zum Diensteanbieter

Duldet oder erlaubt der Arbeitgeber die private E-Mail- und Internetnutzung, so ist er im rechtlichen Sinne ein Diensteanbieter und hat die Regelungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG) zu beachten. Das verpflichtet ihn dazu, das Fernmeldegeheimnis zu wahren, er muss also angemessene technische Vorkehrungen und Maßnahmen treffen, um beispielsweise Zugang und Zutritt zu schützen. Das TKG verbietet es ihm, Inhalte und Verbindungsdaten der Internet- und E-Mailnutzung zu überwachen. Kurzum: Der Arbeitgeber darf weder auf die berufliche noch auf die private E-Mailkommunikation des Arbeitnehmers zugreifen, es sei denn, diese lässt sich klar voneinander trennen. Nur in bestimmten Fällen ist es erlaubt, Nutzungs- und Verbindungsdaten zu erheben, beispielsweise, um das Entgelt für die private Nutzung zu erheben, zur Störungsbehandlung oder um Leistungserschleichung oder rechtswidrige Inanspruchnahme der Dienste oder Netze zu verfolgen.

Andererseits ist der Arbeitgeber aber nach den Grundsätzen zur Durchführung und Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) dazu verpflichtet, steuerrechtlich relevante Daten zu archivieren und bei Bedarf den Finanzbehörden zugänglich zu machen. Davon sind auch E-Mails betroffen. Bei einer Finanzprüfung hilft es ihm nichts, sich bei fehlenden Daten auf den DatenschutzDatenschutz zu berufen. Alles zu Datenschutz auf CIO.de

Eine Lösung dieses Problems wäre die klare Trennung von dienstlichen und privaten Mails auf zwei Accounts oder die eindeutige Kennzeichnung privater Mails. Beide Lösungen sind in der Praxis aber nicht besonders attraktiv.

Äußerst problematisch ist bei der privaten E-Mailerlaubnis auch der Umgang mit SPAM. Filtert das System private E-Mails heraus, so ist das ein Verstoß im Sinne des § 206 Strafgesetzbuch (Verletzung des Post- oder Fernmeldegeheimnisses), sofern keine Einverständniserklärung des Mitarbeiters oder ein anderer Rechtfertigungsgrund vorliegt.