Rechnungen in ERP-Systemen verarbeiten

Beispiel 3: Union Investment entlastet Rechnungswesen

Ausgangssituation: Schon 2006 hatte die Union Investment in ihrer Kreditorenbuchhaltung Optimierungspotenziale bei den Prozessen identifiziert und entsprechende Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz und Effektivität definiert. Seitdem optimiert der Fondsanbieter Buchungssystematiken, reduziert den Buchungsaufwand, hat Wertgrenzen als Unterschwelle für eine nur noch bedingte Durchführung von Vier-Augen-Kontrollen innerhalb des Rechnungswesens eingeführt sowie die EDI-Anbindung externer Lieferanten ausgebaut. Eine möglichst hohe StandardisierungStandardisierung des Rechnungseingangsprozesses sollte ferner die durchschnittlichen Kosten pro Rechnungsbeleg weiter senken und Genehmigung sowie Buchung beschleunigen. Alles zu Standardisierung auf CIO.de

Lösung: Realisiert hat der Finanzdienstleister das Vorhaben durch Einsatz einer OCR-Lösung mit dem Web-basierten und SAP-integrierten Workflow FIS/edc der FIS GmbH zur Bearbeitung und kompetenzgerechten Freizeichnung von Lieferantenrechnungen. Schon zuvor wurden Rechnungen zwar elektronisch über Microsoft Outlook weitergeleitet, dabei wurden die Belege jedoch in SAP vorerfasst und manuell in den Outlook-Freizeichnungs-Workflow übertragen. Dieser lief allerdings komplett außerhalb von SAP ab. Manuelle Zwischenschritte führten zu erhöhtem Aufwand bei der Freigabeprüfung und in der Kreditorenbuchhaltung, Medienbrüche zu größerer Fehleranfälligkeit.

Oliver Strohmenger, Abteilungsleiter Rechnungswesen und FinanzenFinanzen der Union Investment: "Die SAP-Integration des Workflows gegenüber der Freizeichnung auf Outlook-Basis hat entscheidende Vorteile: Dadurch, dass die Freizeichnung auf Online-SAP-Daten basiert und die Freizeichner sich selbst in SAP bewegen, können sie notwendige Änderungen in der Kontierung eigenständig vornehmen und bleibt die Kreditorenbuchhaltung davon entlastet. Gleichzeitig dokumentierten wir jede Änderung revisionssicher und können - nach fachlich definierten Kriterien - entweder gezielt eine explizite Freigabeprüfung vor der Buchung in SAP einleiten oder eine automatische Buchung auslösen. Den vorher aufwendigen Teilprozess haben wir so erheblich verschlankt, bei gleichzeitiger Risikominimierung." Top-Firmen der Branche Finanzen

9000 aktive Kreditoren schicken jährlich knapp 90.000 Eingangsrechnungen an die Frankfurter Konzernzentrale der Union Investment. Fast alle der 2400 Beschäftigten kommen als potenzielle Freizeichner in Frage, müssen also Zugriff auf die sie betreffenden Rechnungen haben. Dem physischen Posteingang folgt der Scan-Prozess mittels OCR im Rechnungswesen, im Anschluss werden die Belege nachbearbeitet (validiert), nach FIS/edc transportiert und nach der vollständigen Vorerfassung in SAP in die kompetenzgerechte Freizeichnung durch den in SAP integrierten Workflow übergeben. Der jeweilige Freizeichner erhält eine E-Mail mit einem Link auf das Intranet-Portal der Union Investment, wo er die gescannte Rechnung kontrolliert und genehmigt. Die Portalintegration über die SAP Netweaver Komponente "Webdynpro" hat den Vorteil der Kostenersparnis, da die Freizeichner keine Full-SAP-Lizenz benötigen, um Rechnungen einzusehen und zu genehmigen.

Resultat: Die Implementierung der Lösung ermöglicht Union Investment eine starke Automatisierung bei der Rechnungserfassung und -bearbeitung. Ein Großteil der Kreditorenrechnungen kann nach ihrer Bearbeitung im Rechnungswesen und erfolgter Freizeichnung in der jeweiligen Fachabteilung automatisch gebucht werden. Pascal Ruben, Gruppenleiter der Kreditorenbuchhaltung bei der Union Investment: "Zuvor arbeiteten wir mit zwei getrennten Systemen - Workflow hier, SAP dort - und die Kollegen im Rechnungswesen hatten viel Arbeit bei der Kontrolle des eigentlichen Freizeichnungsprozesses. Durch die Einbeziehung der Genehmiger in den in SAP integrierten Workflow entlasten wir das Rechnungswesen und können unsere Ressourcen dort sinnvoller einsetzen."