Rechnungen in ERP-Systemen verarbeiten

Beispiel 5: Stadt Haren spart mit früher Rechnungserfassung

Ausgangssituation: Das Haushalts- und Rechnungswesen ist Kernstück jeder kommunalen Verwaltung. Durch den gegenwärtigen Schwenk von der hergebrachten Kameralistik (Einnahme-Ausgabe-Buchführung) auf die doppische, also doppelte Buchhaltung kommt auf die Kommunen viel Aufwand zu; Mehrarbeit mit Kostenrechnungen und der Anlagenbuchhaltung fallen an. Auch die Stadt Haren (Ems) stand angesichts der aufwendigen Umstellung zum 1. Januar 2011 schon kurz vor einer Personalaufstockung, um die steigenden Aufgaben zu bewältigen. Vermeiden lassen sollte sich dies letztlich durch weniger Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung.

Lösung: Trennung von Anordnung, Ausführung und Kontrolle, dies ist in allen Kommunen das Prinzip bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Es entspricht den in der Privatwirtschaft praktizierten Abläufen von Kontierung, Freigabe, Buchung und Bezahlung. Ausgaben und die damit verbundenen Buchungen dürfen demnach nur aufgrund schriftlicher Anordnungen getätigt werden. Ein Feststeller bescheinigt die sachliche und rechnerische Richtigkeit der zur Zahlung führenden Angaben, der Anordnende stellt die Verwirklichung des Vier-Augen-Prinzips dar und gibt den Vorgang für Finanzbuchhaltung und Kasse frei.

Bei solchen Vorgängen entsteht Papier, das abgelegt werden und im Bedarfsfall schnell griffbereit sein muss. Um künftig papierlos und automatisiert zu arbeiten, führte die Stadt Haren eine Lösung für automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungs-Workflow der auf Kommunen spezialisierten codia Software GmbH ein. Sie basiert auf dem ECM-System d.3 der d.velop AG. Seit März 2011 scannt die Stadtverwaltung Eingangsrechnungen direkt nach ihrem Eintreffen ein. Eine Erfassungskomponente von d.3 liest die Rechnungskopfdaten aus und validiert sie mit den Stammdaten aus der Finanzsoftware Infoma newsystem kommunal. Die Belege werden mit den Kopfdaten anschließend in ein Rechnungseingangsbuch im ECM-System übernommen und per Freizeichnungs-Workflow auf die einzelnen Fachbereiche zur Prüfung und Freigabe verteilt.

Die Vorteile des frühen Erfassens: Dank der automatischen Erfassung der Rechnungsdaten per OCR muss kein Verwaltungsangestellter mehr Rechnungsdaten per Hand in die Finanzsoftware übertragen. Das spart Zeit und verhindert Eingabefehler. "Die Quote der richtig ausgelesenen Daten ist mit knapp 90 Prozent sehr hoch", sagt Ralf Suelmann, Kassenverwalter und ECM-Projektleiter in Haren. Was falsch oder nicht erkannt wurde, trägt ein Kollege per Hand nach. "Dem frühen Erfassen gehört die Zukunft", ist Suelmann nach vielen Gesprächen mit Kassenvertretern anderer Kommunen überzeugt. Zwar sei das Thema komplex und die Einführung zum Teil recht aufwendig, der Nutzen in der täglichen Praxis aber lohne jede Mühe bei der Einführung. Interessierten Kommunen rät er, für die Projektdurchführung entsprechendes Personal einzuplanen. In Haren ging es vier Monate nach Doppik-Umstellung los, seit März 2011 wird Fachbereich für Fachbereich mit der codia-Lösung ausgestattet.

Resultat: Die Einführung der Doppik zu Jahresbeginn 2011 war für alle Beschäftigten der Stadtverwaltung Haren (Ems) ein großer Schritt. Weil die Stadt aber gleichzeitig ihre Arbeitsabläufe durch die codia Lösung verschlankt und beschleunigt hat und die Finanzbuchhaltung jetzt auf der anderen Seite enorm Zeit spart, konnte man eine Personalerhöhung vermeiden und letztlich Geld sparen. Für die Bürger der Stadt Haren heißt das in letzter Konsequenz: Sie sparen Steuern, indem das sonst notwendige Erhöhen der Hebesätze vermieden werden konnte.