Rechnungen in ERP-Systemen verarbeiten

Beispiel 6: bü-tec bucht automatisch mit Fibu-Software

Ausgangssituation: Managed-Print-Services im Rhein-Main-Gebiet sind das Geschäft der bü-tec GmbH. Der Dienstleister optimiert die Arbeitsprozesse seiner Kunden und wollte 2011 endlich auch intern mit gutem Beispiel vorangehen und seine Rechnungsverarbeitung automatisieren. Die lief bis dahin rein papiergebunden zwischen den Standorten Wiesbaden und Koblenz sowie dem Steuerbüro als dritter Anlaufstelle und war ein echtes Hemmnis für schlanke Abläufe.

Lösung: Viele Workflow-Produkte gleichen Tool-Boxen, die man im Laufe eines Projektes in der Regel genau an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen muss beziehungsweise kann. "Ein mittelständisches Unternehmen verfügt jedoch nicht über die Personalressourcen, um Monate lang ein Projektteam mit der Analyseaufgabe zu betrauen", sagt bü-tec-Geschäftsführer Winfried Jantz und entschied sich deshalb für ein fertiges Produkt. Die Software FlowManager Invoice des Anbieters Lorenz Orga enthält - wie eine Finanzbuchhaltungssoftware - alle Funktionen, die für die Rechnungsbearbeitung benötigt werden, von der Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft bis zur Handhabung von Dauerbuchungen. Der Anwender nutzt dann jeweils nur die Funktionen, die er benötigt. Den Produktansatz hält Winfried Jantz für geeigneter, da der Kostenaufwand dabei kalkulierbar bleibt. Vom Systemhaus Lorenz Orga erhielt er vorab einen festen Preis für den Workflow inklusive der Dienstleistungen.

Das Unternehmen erhält rund 100 Rechnungen pro Monat - wenig genug, als dass ein Mitarbeiter genügt, um sie zentral am Standort Wiesbaden einzuscannen. Die Rechnungen wandern dann elektronisch zur sachlichen Prüfung, Kontierung und Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter; insgesamt zehn Beschäftigte greifen auf die Workflow-Software per Browser zu. Trifft eine neue Rechnung ein, erhalten sie eine E-Mail, gehen auf ihren Postkorb in der Workflow-Oberfläche, zeichnen die Rechnung ab und schicken sie weiter an den nächsten Freigeber beziehungsweise an die Buchhaltung. Nach der anschließenden buchhalterischen Prüfung durch das Steuerbüro werden die Buchungsdaten automatisch aus dem Workflow in das Finanzbuchhaltungssystem Addison übernommen - die hierfür erforderliche Schnittstelle stellte das Systemhaus zur Verfügung.

Resultat: Mit dem Workflow-Produkt arbeiten Steuerbüro und die Standorte der bü-tec so, als handele es sich um ein einziges Unternehmen mit nur einem Standort. "Wir haben unser Steuerbüro zur Buchhaltungsabteilung gemacht", bringt es Winfried Jantz auf den Punkt. Der Bearbeitungsfortschritt einer Rechnung ist nun transparent. Die Anfrage eines Lieferanten nach dem Status der Rechnungsbearbeitung ist in Sekunden beantwortbar. Der Effizienzgewinn der Lösung liegt darin, dass der Rechnungs-Workflow direkt die Warenwirtschaft bedient und offene Bestellungen mit den Rechnungsdaten abgleicht. Wurde im ERP-System also eine Bestellung ausgelöst und trifft nun die dazu gehörige Rechnung ein, kann die Buchhaltungsabteilung die Bestellung (halb)automatisch wie eine Rechnung verbuchen. "Besonders bei geringeren Volumina ist diese Arbeitsweise wirtschaftlicher und fast genauso elegant, wie die komfortable Datenerfassung via OCR-Rechnungsleser", erklärt Michael Gertges Geschäftsführer von Lorenz Orga.

So konnte das Unternehmen unter dem Strich eine Halbtagskraft einsparen - durch den Verzicht auf zusätzliche Kopierarbeiten, aufwendigen Postverkehr und Korrespondenz mit dem Steuerbüro, die automatische Buchung in der FiBu-Software ohne Mehrfacherfassung sowie eine automatische Ablage der Rechnungen im angeschlossenen Archivsystem. (Computerwoche)