Rechnungen in ERP-Systemen verarbeiten

Beispiel 4: Havi Logistics schafft internationalen Rechnungs-Workflow

Ausgangssituation: Havi Logistics ist ein international tätiger Logistiker mit Hauptsitz in Duisburg und 53 europäischen Distributionszentren. Tätigkeitsschwerpunkt ist die Lebensmittelbranche. Hier beliefern 5510 Beschäftigte europaweit Quick-Service-Restaurants, Tankstellen-Shops und Catering-Unternehmen. Erfahrungen mit einer automatischen Rechnungsbearbeitung machte Havi schon im Jahr 2008 in ihrer niederländischen Landesgesellschaft. Dort wurde zunächst eine lokale Workflow-Lösung installiert. Kurz darauf entschied man sich, das bisherige individuelle ERP-System durch SAP als unternehmensweite Lösung abzulösen und basierend darauf auch die Rechnungsverarbeitung international zu vereinheitlichen. Das Projekt leitet federführend die Havi Logistics IS GmbH, IT-Servicedienstleister für alle 53 Distributionszentren von Havi Logistics.

Lösung: Der Roll-out von SAP FI in allen 26 europäischen Landesgesellschaften befindet sich seit Herbst 2011 in der Realisierungsphase und soll bis Ende 2014 abgeschlossen sein. Für die Rechnungsverarbeitung wurde die Lösung WMD xFlow Invoice der WMD GmbH aus Ahrensburg gewählt. Sie wird derzeit parallel zur SAP-Einführung implementiert. Die europaweite Rechnungsverarbeitung bei Havi Logistics funktioniert damit heute so: Die Mitarbeiter in den Landesgesellschaften scannen die Rechnungen selbständig vor Ort ein und übermitteln die Images an den zentralen Server der Havi Logistics IS GmbH in Duisburg. Dort sind das Archivsystem von Easy und die Erfassungssoftware IRISXtract gehostet. Das SAP-System dagegen betreut die IT-Gesellschaft nicht selbst, sondern hat dessen Hosting an ein RechenzentrumRechenzentrum von IBMIBM ausgelagert. Alles zu IBM auf CIO.de Alles zu Rechenzentrum auf CIO.de

Die Erfassungskomponente liest die Belege aus und eine Middleware-Komponente von WMD (xFlow Interface) überträgt sie an SAP. Für elektronisch übermittelte Rechnungen kommt der XMailFetcher von I.R.I.S. zum Einsatz. Damit kann HAVI Logistics auch per E-Mail-Anhang eingesendete Rechnungen überwachen und automatisch auslesen. Holger Voss, Senior Process Engineer der HAVI Logistics IS GmbH: "Dies nutzen wir insbesondere für Rechnungen im skandinavischen Raum, da es dort kaum gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf Formate und Signierung von PDF-Rechnungen gibt." Das Tool wurde zunächst für Dänemark installiert und kommt seit Ende 2011 auch für schwedische und norwegische Rechnungen zum Einsatz.

Nachdem die SAP-Daten in SAP angekommen sind, startet automatisch der Workflow von SAP. An diesen sind in den ersten acht angebundenen Ländern knapp 300 Freizeichner angeschlossen. Die Rechnungen gehen - nach Erfassen der darin enthaltenen Informationen und der Archivierung auf dem zentralen Archivserver in Duisburg - per Workflow zur Prüfung und Freigabe zurück in die Länder. Dort werden sie final gebucht.

Resultat: Mit der in SAP ablaufenden europaweiten Rechnungsprüfung hat Havi Logistics seine Prozesse der Rechnungsfreigabe transparenter gestaltet, Rechnungsdurchlaufzeiten verkürzt und die Einhaltung seiner Zahlungsziele verbessert. Während früher Rechnungen des Öfteren verzögert in die Buchhaltung gelangten, sind sie heute durch SAP FI und xFlow Invoice am Tag des Posteingangs bereits als vorerfasste Belege im System. Dadurch ist die gewünschte Transparenz gegeben und die Buchhaltungsabteilungen in den Landesgesellschaften können alle Rechnungsvorgänge optimal nachvollziehen.